Check-list et Organisation dans le même titre, wouah ! C’est de la rigidité absolue, le camp militaire ultra carré, rien ne doit déborder ??? 😆

Rassurez-vous, mon métier ne consiste pas uniquement à coordonner, je garde une bonne dose d’intuition, de sensibilité, d’authenticité et de magie dans ma mixture. Je trouve que le cocktail des deux est sympa, non ?

Je ne vais pas vous mentir, c’est sûr qu’une qualité essentielle est requise pour organiser un événement. Sans grande surprise, c’est d’être un minimum OR-GA-NI-SE(E). C’est un must !

Pour les mémoires de poisson rouge comme moi 😅, l’organisation n’est pas dans la tête, mais bien sur des supports écrits, n’est-ce pas ?! Tout écrire, tout centraliser dans un seul endroit, avec 1 ou 2 sauvegardes sur un disque externe ou une clé USB, c’est ce que je recommande.

En plus, écrire vous permet d’avoir le cerveau moins lourd et plus disponible pour accueillir les imprévus, les idées, la créativité et même le repos de l’esprit.

Trêve de blablaterie, je vous donne ici les étapes-clés que je suis grosso modo à la lettre pour l’organisation d’événements de tout type, aussi bien professionnels que privés. Let’s go !

Listez tout ce dont vous avez besoin pour votre événement : thématique, lieu, invités, dates et horaires envisagés, enveloppe budgétaire, promotion/ communication, cadeaux le cas échéant, activités, restauration, décoration…

Pour ne rien oublier, prévoyez 1 à 2 séances de brainstorming avec votre entourage, avec des gens de confiance 😉. Privilégiez des personnes différentes avec des goûts et des préférences variés, histoire d’enrichir vos échanges. Pragmatiques, fêtardes, organisées, inspirées, rêveuses… Ça passe !

Une fois que toutes les idées sont notées en vrac, commencez à les ordonner, les rassembler, supprimer les doublons, créer des rubriques pour avoir un tableau à peu près clair.

C’est votre base pour établir votre rétroplanning. Classifiez les grandes missions, avec les tâches associées, échangez, désignez les personnes responsables pour chaque mission et inscrivez-les dans le temps, avec des deadlines.

Rechercher des idées originales et uniques est une chose, les sélectionner est une autre paire de manche. En plus, tout dépendra du type de votre événement.

Pour que votre événement soit personnalisé au maximum, le choix des idées doit absolument transpirer dans la thématique, le lieu, les activités, le choix de restauration ou encore de décoration.

Par exemple, si c’est l’anniversaire de votre super meilleure amie, il sera important de vous focaliser sur ce qu’elle aime. Le plaisir n’en sera que décuplé et vous toucherez la case Emotion de votre amie en un rien de temps. C’est ce que vous recherchez, c’est bien ça ? 😏

Offrez-lui un moment et un cadeau qui lui plairont à ELLE, et non à vous. Sinon, ce ne sera pas un moment customisé.

Prenons un autre exemple. Si vous organisez un afterwork entre collègues, prenez en compte les goûts de chacun. Cela va de soi, mais dans le tumulte et la fusion d’idées dans votre tête, vous pourriez probablement oublier cette information capitale. Je vous garantis que toutes les idées sont bonnes à prendre, elles peuvent faire des mélanges explosifs, originaux et très sympas.

Tout le monde s’en rappellera, c’est sûr !

Ici, l’astuce que je vous donnerais en tout premier lieu est de ne pas hésiter à  sélectionner un maximum de prestataires d’un même domaine. Par exemple, pour le choix de votre DJ, trouvez-en 6 ou 7 qui pourraient potentiellement vous plaire pour votre ambiance.

Réseautons, réseautons 🔊

Pour vos ambiances afro-caribéennes, j’ai dans mon carnet d’adresses un DJ de confiance et professionnel, performant et passionné. Qui sait ? Je vous fais peut-être déjà économiser un peu de votre temps. 😉 Ah, le temps, si précieux de nos jours !

Gardez en tête que certains prestataires ne répondront pas à votre demande, d’autres seront au-dessus de votre budget ou encore la fiabilité de certains, à travers les avis de précédents clients, ne vous inspireront pas confiance. 🤷🏽‍♀️

En tout état de cause, il y aura toujours des raisons qui feront que votre liste de sélections devra être assez conséquente pour vous retrouver avec un Top 3.

Faites ce travail sur tous les postes nécessaires à votre événement : lieu de réception, animation musicale, restauration (repas/boissons), décoration, activités, location de matériel si besoin, sécurité (pour un gros événement, c’est toujours plus rassurant ✌🏽) …

🔍 Petit focus sur la consommation d’alcool, en cas de location d’un lieu de réception :

Assurez-vous que le propriétaire des lieux soit autorisé à faire circuler de l’alcool dans son établissement et a bien la licence associée. 😉

Votre listing de prestataires est prêt ? C’est le moment de vous lancer dans la course aux devis pour budgétiser au réel votre événement. Faites vos demandes par mail, de préférence, pour que votre destinataire ait toutes les précisions nécessaires à l’établissement de la proposition.

Les devis devraient être plus faciles à sélectionner, si votre enveloppe budgétaire globale est bien définie en amont (hello étape numéro 1 🙋🏽‍♀️).

Petites astuces pour minimiser votre budget :

💎 Le porte-monnaie, on le sait tous, c’est précieux. Donc, plus vous êtes nombreux à organiser votre petite soirée, plus la contribution individuelle sera intéressante. Mais, attention, il est nettement mieux de vous entourer de personnes fiables et dignes de confiance pour monter un événement en mode « partenariat ». Je ne vous fais pas de dessin, vous avez compris. 😁

💎 Vous pouvez aussi constituer une cagnotte et demander aux participants de votre événement d’y contribuer, avec le montant de leur choix. Cela ne fera que gonfler vos possibilités financières. Veillez à bien communiquer sur ce point car le budget peut être un sujet sensible.

💎 Pour les économes et les bricoleurs, osez le Do It Yourself (DIY), très à la mode. Trouvez des astuces et faites preuve d’imagination pour votre décoration et votre ambiance lumineuse par exemple. Pinterest est une mine d’inventions pour ça !

Quand une proposition de devis répond à tous vos critères (ou presque), contactez le prestataire, éclaircissez les éventuelles zones d’ombre, signez avec la mention qui va bien, datez et renvoyez votre document par mail.

Si vous préférez rencontrer votre prestataire en grandeur nature, prenez RDV avec lui. Vous pourrez en profiter pour commencer à rentrer dans le vif de votre sujet. 💪🏽

Soyez attentif(ve) à la lecture du devis et des différents documents qui suivront, notamment le contrat, les conditions d’annulation, de remboursement, les conséquences en cas de dégradation…

Si certains éléments ne vous sont pas forcément utiles, faites le savoir. Vos arguments peuvent être intéressants pour entrer en négociation.

Si vous n’êtes pas expert(e) en la matière, faites appel à une personne de votre entourage à l’esprit de négociation. N’hésitez pas à la solliciter, mais prévenez la quand même du rôle qu’elle aura à jouer, histoire qu’elle révise ses techniques de négo ahah !

En fait, ce qu’il faut retenir, c’est ça :

👉🏽 Ne pas hésiter à poser des questions.

Vous serez non seulement rassuré(e), mais votre prestataire verra que vous ne négligerez aucun détail. Et puis, entre nous, c’est tellement plus agréable de voir tout de suite si le courant passe avec lui/elle. 😊

A ce stade, il est primordial de jeter un œil sur votre rétroplanning pour effectuer les éventuels ajustements, ajouter les informations manquantes, et également voir si vous êtes en retard ou dans les temps. 👀

Sachez que, même en ayant un sens aigu de l’organisation, vous aurez des chances d’être à la bourre. Eh oui, il y a souvent des imprévus ! Au moins, vous êtes prévenu(e).

Plus il y a d’acteurs et d’intermédiaires dans votre organisation, plus le risque d’imprévu est élevé. Ne paniquez pas, prenez le simplement en compte.

💡 Astuce : Quand vous construisez votre rétroplanning, prévoyez toujours de la marge dans vos deadlines. Par exemple, pour les petites tâches, prévoyez 1 à 2 jours de battement et 1 à 2 semaines pour les grosses missions.

Cette étape doit être un des piliers de la préparation de votre événement. C’est bien simple : pas de communication, pas d’invités. Alors, ne négligez pas cette phase.

En général, on commence à communiquer sur un événement dès que la date, les horaires et le lieu sont bookés. Si vous avez peu de temps pour amorcer votre communication, envoyez au moins un Save the date à vos invités.

Vous apporterez plus tard les précisions, une fois tous vos prestataires choisis et réservés.

Les indispensables à communiquer :

🔸 L’adresse précise du lieu,

🔸 Les horaires de l’événement,

🔸 Les activités, au cas où il y aurait une tenue spéciale à prévoir,

🔸 Le dress code,

🔸 Les coordonnées de l’équipe organisatrice, pour tout pépin.

Petite anecdote sur le dress code, vous allez rire 🤭

Plus jeune, je participais à un spectacle de danse dans un parc en plein air. Le dress code qui avait été communiqué (en tout cas, ce que j’en avais compris !) était un bas noir et un T-shirt noir ou blanc, au choix. Je me suis dit : super, on a le choix, je vais mettre mon T-shirt blanc. Vous voyez où je veux en venir, non ? 😅

Eh bien, le jour J, toutes les danseuses, sans exception, avaient un T-shirt noir ! J’étais la seule avec un T-shirt blanc, bien blanc ! 😑 Ohlala, je faisais tellement tâche sur scène, je pense qu’on ne voyait que moi, la loose ! Heureusement, j’en rigole aujourd’hui. 😜

Portez une attention particulière aux éventuelles spécificités. Je pense notamment aux moyens de transport et à la restauration. N’oubliez pas d’identifier et de contacter les personnes concernées pour leur faciliter la vie, c’est mieux !

Au niveau du canal de communication de vos invitations, c’est à vous de choisir. Entre le message WhatsApp, le mail, l’affiche, le flyer, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Je vous conseille juste une chose :

AN-TI-CI-PEZ VOTRE COM‘ !

Prévoyez aussi d’envoyer un rappel, juste histoire que vos invités ne vous oublient pas. 😏 Ce sera aussi le bon moment de relancer les retardataires n’ayant pas encore répondu présents.

Tout est bouclé, confirmé, arrangé ? Vous êtes tous en phase ? Vous, votre équipe, vos invités, vos prestataires, vos clients… ? 🙌🏽

Faites un dernier point 1 à 2 jours avant le jour J. Passez des coups de fil à vos prestataires pour confirmer les livraisons programmées et faites une petite réunion avec les personnes qui seront à vos côtés pour l’organisation le jour de votre événement.

Et le jour J, gardez un œil sur tout le déroulement de votre événement, mais pensez à vous amuser quand même ! N’oubliez pas de prendre des photos histoire de garder de supers souvenirs ! 🥳

« Ah, c’est pas fini ?! » Et non, sachez que vous ne pourrez pas baisser la garde tant que votre événement n’est pas complètement terminé. « Mais, ça s’arrête quand ?!! ». Un peu de patience…

Il s’agit là de faire votre boulot d’organisateur(trice) jusqu’au bout. Assurez-vous que le rangement et le nettoyage de votre lieu soit au top. Bien sûr, dans votre rétroplanning, les personnes désignées pour cette mission devront être au taquet pour vous aider. Euuuuh… 😴

💡 Astuce : Prévoyez plus de personnes que nécessaire. On sait comment la soirée démarre, on ne sait jamais comment elle finit… Vous voyez ce que je veux dire ! Cela vous évitera de vous retrouver seul aux commandes des balais-serpillères ! 🙄

Autre astuce : Si elle est proposée, prenez l’option Ménage dans le contrat de réservation de votre lieu de réception.

Vérifiez aussi que le matériel loué finisse intact et que les soldes des factures sont bien réglés.

ET VOILA ! Vous arrivez au bout de votre processus, comme un(e) vrai(e) pro ! 💯💯💯

Au-delà du normal 😌

N’oubliez pas de faire appel à votre intuition, votre feeling, votre 6ème sens dans tout ce processus. C’est hyper important ! C’est ce qui fera toute la différence. C’est ma méthode de travail et je vous la recommande. 😉

Maintenant, vous pouvez vous jeter sur votre canapé, et vous dire « Fiouuuu, ça y est, c’est fini !  On s’est bien amusé hein ?! ».

Il y a 100% de chance que ce soit votre 1ère réaction. Enfin, je vous le souhaite ! 😁

L’article était long ? 🤭 Oups, j’avais beaucoup de choses à raconter. Mais, pour vous faciliter la vie, je vous fais un récap’ express :

🔸 Etape 1 : le brainstorming – pas d’idées bêtes, tout est bon à prendre ;

🔸 Etape 2 : le démarrage du rétroplanning – on commence à s’organiser ;

🔸 Etape 3 : la sélection des idées – pour concrétiser l’événement ;

🔸 Etape 4 : la recherche et la sélection des prestataires – pour encore plus concrétiser les choses ;

🔸 Etape 5 : la demande des devis et la gestion du budget – c’est le moment, money, money, money !

🔸 Etape 6 : la validation des prestataires – pour éviter toute confusion ;

🔸 Etape 7 : le suivi du rétroplanning – à surveiller au moins 1 fois grand minimum ;

🔸 Etape 8 : la communication de votre événement – étape non négociable ;

🔸 Etape 9 : le brief avant l’événement – derniers instants de calme avant le jour J !

🔸 Etape 10 : la gestion du post-événement – à ne surtout pas négliger.

J’espère en tout cas que vous profiterez de votre prochain événement, ce sera quand même une fierté pour vous de l’avoir mis sur pied. 💪🏽

Et puis, si vous choisissez de déléguer toute votre organisation événementielle, n’hésitez pas à me contacter, je vous cuisinerai votre événement aux petits oignons, avec ma baguette magique de chef d’orchestre, une gentille chef d’orchestre, authentique. 🙋🏽‍♀️😉

L’esprit léger, vous ne vous occuperez de rien, juste de valider (ou non d’ailleurs ahah) mes propositions. La classe, non ?!

Autrement, vous me raconterez comment votre événement se sera passé, je suis preneuse de vos expériences. Et qui sait, en échangeant, cela nous donnera des idées encore plus folles d’événements !

Carine 💫