Mettre sur pied un événement d’exception requiert un processus précis et engendre une période de préparation très stimulante et excitante, surtout quand on aime l’effervescence organisationnelle.

Construire le concept, réaliser le rétroplanning, contacter les différents prestataires, décorer le lieu et préparer les derniers détails avant le coup de feu, accueillir les invités… Il y a là tout un panel exceptionnel d’étapes à suivre pour réussir votre célébration.

Il y a quand même 2 axes principaux pour l’organisation de votre prochain événement.

✌🏽ingrédients immanquables, comme la farine ou les œufs pour faire un gâteau.

✌🏽 essentiels, si essentiels, qu’on passe parfois à côté. 😬

✌🏽 éléments à côté desquels vous ne devez pas passer, si vous voulez que votre événement soit réussi.

Allez, c’est le moment détente, le quart d’heure humour… 🤭

Vous connaissez ce genre de situations ou scènes déjà vues à la TV, dans des comédies ou des sitcoms :

Chérie : « Voilà, tout est prêt pour l’anniversaire des 10 ans de Kimmy ! 🤗 On est dans les temps, on peut même se détendre un peu avant l’arrivée de ses petites camarades… Quelle heure tu avais indiqué sur les invitations, chéri ?

Chéri : Euh 🤔, quelles invitations ?  C’est toi qui devais t’en occuper !

Moment de silence, mais vraisemblablement de panique… 😬

Chérie : Ah non, mon amour 😑, moi je devais m’occuper du gâteau, de la déco et des activités… Ça veut dire que les copines de Kimmy ne sont même pas au courant que c’est aujourd’hui ?

Chéri : Eh ben, on dirait bien que non… 😧 »

Oh la loose !!! Il n’y a rien de pire que d’organiser un événement et ne pas faire la communication qui va avec.

Petite précision : Les rôles peuvent très bien s’inverser, ne l’oublions pas ! C’est Chérie qui aurait pu oublier les invitations… 😉

Basique, mais tellement vital ! Clairement, dans notre exemple, le manque de communication ne s’est pas fait ressentir que dans l’absence d’invitations…

Vous vous en douterez, le 1er élément qui compose la recette magique de la réussite de votre événement est la communication, dans tous les sens du terme.

Vous vous voyez organiser un événement sans le communiquer ? Sans le promouvoir ? 🙄

Impossible, hein !

Surtout si vous voulez inviter des gens pour faire la fête avec vous, n’est-ce pas ?!

Tout ça paraît bien évident, mais quand on veut aller trop vite ou qu’on a trop de choses en tête à gérer, on en oublie l’essentiel.

Vous me direz que c’est une question de logique. Mais, ce sont des choses qui peuvent arriver. Alors, restons vigilants quand même ! En effet, une absence de communication ou même une mauvaise communication aux invités peut facilement faire tourner votre événement au vinaigre…

Mais, whaaat ???! 👀

Je me souviens d’un repas de famille où on n’avait pas donné d’heure d’arrivée à nos invités. « Oh, je leur ai dit de venir à l’heure du déjeuner ».

🙅🏽‍♀️ Jamais de la vie ! Vous serez bien embarrassé(e) de voir débarquer les premiers invités à 11h30, alors que vous avez encore vos bigoudis dans les cheveux. Ou a contrario, voir vos derniers invités arriver à 14h, alors que vous aurez entamé votre digestion…

Vous l’aurez compris, il faut communiquer et le faire avec précision, pour aiguiller vos invités le mieux possible ! Dites-vous qu’il faut leur mâcher le travail et ainsi leur éviter de réfléchir trop et trop longtemps. Ils répondent présents pour s’amuser et passer un bon moment, en toute simplicité, ne l’oublions pas.

L’autre versant de la communication se fait bien entendu dans les équipes organisatrices. Je ne cesserai de le répéter. Plus l’équipe aura le même niveau d’informations, plus fluide sera l’organisation.

Donc, souvenons-nous que, quel que soit le degré de communication, rendons-la simple, précise et fluide.

On a beau vouloir dire tout ce qu’on veut, mais je reste convaincue qu’un événement réussi est un événement bien organisé. Le degré de rigueur se fera ressentir chez les invités, et surtout chez vous. Vous respirerez la sérénité et pourrez ainsi mieux profiter de vos festivités. 😌

Passer complètement à côté 🤦🏽‍♀️

Je me suis déjà retrouvée, comme tout le monde, prise par le temps pour organiser un anniversaire. Croyez-moi, le jour J, je ne l’ai pas vécu en mode peace & love 🧘🏽. J’étais concentrée sur le déroulement du repas que je ressentais incertain et pas timé du tout. Résultat : je n’ai pas bien profité du repas. En réalité, je n’ai pas beaucoup mangé parce que j’étais trop occupée à chauffer, réchauffer, servir et surveiller. Pas top, je vous l’accorde…

Donc, la rigueur, l’organisation, la structure (appelez ça comme vous voulez 😁) sont de mise pour que TOUT le monde passe un moment d’exception. Plus la logistique de votre événement est anticipée et installée, plus les choses se déroulent comme vous l’avez imaginé, et plus les imprévus sont rares ou mieux gérés.

Avec une marge de flexibilité, le timing doit être le bon. Vous êtes le véritable chef d’orchestre de votre événement. Vous devez le manier à la baguette, si vous avez vous-même envie de profiter de votre fête.

Vous voulez revoir les basiques et connaître les différentes étapes de l’organisation d’un événement ? Alors allez voir cet article complet qui reprend les 10 étapes magiques de ma check-list personnelle pour un événement d’exception réussi.

Bon, on a bien compris qu’il n’y a pas d’organisation événementielle sans communication et pas de communication sans organisation événementielle.

Maintenant, pour que votre événement soit exceptionnel, il s’agit d’ajouter une composante magique, très subjective et propre à chacun et chacune.

C’est un élément où il s’agit de rester soi-même et laisser couleur le flow… Vous voyez de quoi je parle ?

Non ? Allez, c’est simple, c’est logique et plein de bon sens.

C’est comme la cerise sur le gâteau, comme la chantilly tout en haut de vos boules de glace… 😉

Toujours pas ? Rhoooo…

Allez, je vous le dévoile.

L’ingrédient secret, c’est l’émotion.

C’est l’authenticité, le ressenti, l’atmosphère et l’humain qui rendra votre événement tout à fait unique.

Simple et logique, n’est-ce pas ? Et pourtant, pas si facile à concrétiser. 💎

Dans le vif du métier 😏

En ce moment, j’organise l’anniversaire d’une personne que je connais et croyez-moi, ce n’est pas parce que je le connais que je maîtrise ses émotions et ses ressentis du quotidien. C’est toujours un défi à relever que de créer un événement à l’image de l’heureux(se) élu(e). Mais, c’est tout ce qui me plaît dans l’organisation d’un événement !

Quelle que soit la nature de votre célébration, professionnelle ou privée, ne lésinez pas sur l’émotion à y injecter.

Comment faire ça ? Ou du moins, où injecter cette émotion et cette authenticité ?

Eh bien, je vous conseille de parsemer toute cette dimension dans plusieurs aspects de vos festivités, à commencer par votre communication, vos invitations, vos discours et déclarations, vos activités, vos musiques…

Préparez du contenu à l’inspiration, qui raisonnera dans la tête et le cœur de vos convives. Mettez par exemple votre discours en scène, avec une scénographie spécifique qui éveillera les sens.

Vous voulez déclarer votre flamme à votre partenaire ? Alors, faites ça bien et mettez les petits plats dans les grands, avec une saveur personnalisée et à la hauteur de votre autre. Inutile de vous préciser que la magnifique déclaration devra être accompagnée d’un dîner romantique et d’une soirée d’exception… 🥰

Autant faire les choses bien tout de suite et dans leur intégralité. L’effet waouh n’en sera que décuplé.

Bon, récapitulons ce précieux algorithme :

Communication + Organisation + Emotion = Evénement d’exception

Cette combinaison à trois composantes est, en tout cas, ma manière de travailler au quotidien.

Je m’évertue à mettre un point d’honneur à la rédaction de contenus événementiels car elle ne fait que mettre davantage en valeur votre moment et le rendre unique au plus haut point.

Eh oui, rien de mieux qu’un événement de luxe et une communication événementielle de prestige à votre image, sans fioriture, simplement authentique, dans l’émotion et le storytelling.

Carine 💫