Communication événementielle : Comment valoriser vos convives ?

1 février 2023

Communiquer un événement professionnel ou privé conduit forcément à valoriser ses convives, ses clients ou encore ses salariés. 

“Ah bon ? Et comment tu fais ça, Carine ?” 🤨 

Eh bien, il existe plusieurs moyens pour annoncer vos événements à vos invités. Ces différents leviers permettent ainsi d’accorder de l’importance, donner de la valeur et donc de satisfaire votre public.

Il est vrai qu’on rattache souvent le terme de « communication événementielle » au milieu professionnel, tels que les séminaires, réceptions, inaugurations, salons… D’ailleurs, sur Internet, on retrouve pas mal d’articles précisant qu’il s’agit d’un outil marketing utilisé à des fins professionnelles.

J’aime à penser qu’on peut l’étendre à tous les domaines, en entreprise ou dans la vie privée, à partir du moment où le schéma s’établit avec un émetteur, un récepteur et un message fort à faire passer, qui s’appuie sur un objectif précis.

Si vous suivez mon blog depuis le début, vous commencez à me connaître. 😏 Vous devinez donc peut-être déjà ce sur quoi j’ai envie de m’attarder aujourd’hui. Je voudrais parler de ce qui est le plus important, selon moi, en communication événementielle : votre cible, autrement dit l’humain.

La communication et l’humain

Parler, écrire, échanger est un vecteur humain essentiel, et même vital, dont le but est la compréhension et l’entente. Une information qui passe correctement, c’est toujours plus agréable, non ?

Ceci dit, on sait que, quand le facteur humain entre en jeu, la communication peut vite être déformée, transformée ou interprétée. C’est pour ça qu’au quotidien, rien ne vaut une communication simple, claire et précise.

Plus facile à dire qu’à faire !

Oui, c’est clair. 😅 Je suis même la première à ne pas capter tout ce que la personne en face me raconte. Et vice versa. Se faire comprendre peut vite tourner au désastre, quand on a du mal à poser les mots justes. On est bien d’accord.

Eh bien, sachez (ou rappelez-vous) qu’une communication claire et efficace est appréciable partout, et surtout dans la communication événementielle.

Communiquer un événement, ça se prépare !

C’est comme les dissertations à l’école !

La communication d’un événement est limpide quand un plan et un but précis sont bien définis. Ajoutez à ça l’originalité et là, c’est le jackpot. Le message passe et il est surtout retenu. Objectif atteint !

Les questions qui vous viennent à l’esprit sont probablement les suivantes : 

🤔 “Qu’est-ce que je communique ?” 👉🏽 Le Quoi.

🤔 “Quand est-ce que je le communique ?” 👉🏽 Le Quand.

🤔 “Et surtout comment je le communique ?” 👉🏽 Le Comment.

Bon, on dirait bien qu’il vous faut élaborer un plan de communication événementielle.

Vous vous dites peut-être : “Oh la loose, ça me prendra trop de temps !” 😖

Pas de panique, à chaque souci sa solution.

Un peu d’orga 🗓️

J’ai mis en place, comme la plupart des entrepreneurs je pense, ce qu’on appelle un calendrier éditorial. Il me sert à répertorier toutes les communications que je publie, quel que soit le support, le jour ou le contenu de mon activité. Alors, certes, il s’agit de contenu pour mon métier, mais vous pouvez très bien adapter ce document à votre besoin. 😉

Avant de répondre à ces interrogations, le 1er vrai point à clarifier est Pourquoi communiquer sur votre événement. Qu’est-ce qui vous a mené(e) à le mettre en place ? D’où vient cette idée ? Dans quel objectif le faites-vous ? 

Ces premières réponses sont votre fil rouge et vous apportent déjà quelques données à faire apparaître dans vos communications. Génial, c’est un bon 1er pas !

Maintenant, intéressons-nous au Quoi et au Quand.

Avez-vous déjà porté une attention particulière aux invitations que vous recevez ? Et plus précisément aux Save the Date ? Alors, eux, je les adore !

Vous savez, ce sont ces grands créneaux horaires qui bloquent toute une partie de votre agenda professionnel et qui empiètent même sur le début de votre vie privée. 🙄 Ou encore ces messages rapides bourrés d’abréviations et de fautes d’orthographe, envoyés sur WhatsApp, vous invitant à un anniversaire…

Décortiquons leurs contenus et voyons ce qu’on y trouve, ou du moins, ce qu’on devrait y trouver.

Direct dans le vif du sujet !

Justement, parlons-en de ce fameux Save the Date. Je suis sûre que vous en avez déjà reçu ou envoyé. C’est l’élément par lequel il faut absolument commencer, puisqu’il bloque le jour de vos festivités dans les agendas. Alors, choisissez bien votre date !

Ce qui me plaît dans ce type de communication, c’est la part de mystère qu’on y trouve. On annonce qu’il va se passer quelque chose tel jour, mais on ne dévoile pas encore quoi. Du coup, ça donne envie de recevoir plus d’informations. Si vous ajoutez un visuel sympa, ça ne fera qu’attirer l’œil. Que du positif !

⏳QUAND envoyer le Save the Date ? Communiquez-le suffisamment à l’avance, entre 6 à 3 mois avant le jour J selon l’importance de votre événement, pour permettre à vos invités d’anticiper et de s’organiser.

Vous prévoyez d’envoyer des invitations à vos convives ?

Alors, je n’ai qu’un conseil à vous donner.

Valorisez-les.

Appliquez-vous, puisque c’est à ce moment clé que vous donnez tous les détails de votre événement : nom et adresse du lieu de réception, date et horaires, type d’événement (soirée dansante, dîner, goûter, anniversaire, enterrement de vie de jeune fille/garçon…), thématique de l’événement, dress code et numéro de téléphone pour tout contact.

Si vous restez dans l’envoi traditionnel, la version papier par courrier pour vos invitations fera l’affaire. Et puis, certaines personnes aiment ça, ça fait toujours son petit effet !

Tout chou 🥰

J’ai reçu récemment une invitation à un mariage par voie postale. C’est toujours un plaisir d’ouvrir l’enveloppe et voir le beau faire-part qui s’y cache. Même l’enveloppe et le timbre sont personnalisés, j’adore. 💎

A contrario, si vous préférez la voie numérique, vous pouvez concevoir vos propres invitations sur des logiciels spécialisés. Il y en a plein aujourd’hui, comme Canva, Greetings Island et même PowerPoint.

Bien entendu, si vous décidez de créer un groupe de discussion sur une plateforme, comme WhatsApp par exemple, pensez à animer votre groupe de temps à autre et à créer des interactions entre les personnes. Cela aidera les gens à se connaître avant le jour J et vous donnerez ainsi le ton de votre événement.

⏳QUAND envoyer vos invitations ? Tout dépend de l’envergure de votre événement. Plus il est grand, plus je vous recommande de vous y prendre à l’avance. Du coup, ça peut être entre 5 à 1 mois à l’avance.

Ça y est, le Save the Date est booké, l’invitation est envoyée. Vient ensuite le teaser de votre événement. C’est ici que vous dévoilez quelques indices sur le contenu de vos festivités : activités, ateliers, plein air ou non… tout en gardant un esprit énigmatique, un peu comme le Save the Date

Pour ce faire, rassemblez toutes vos compétences techniques et audiovisuelles pour réaliser de beaux montages vidéo. En fonction de l’ampleur de l’événement organisé, vous pouvez créer 1 à 3 teasers. A vous de trouver votre juste milieu. Faites jouer photos, vidéos, couleurs, narration ou encore textes dans vos contenus.

⏳ QUAND partager vos teasers

Comme il est important de valoriser et garder votre public en haleine, n’hésitez pas à les parsemer dans votre communication, jusqu’au jour J. 😉

Sans saveur 🕳️

Il m’est déjà arrivé de recevoir un teaser sans image, ni couleur, ni rien. Que du texte. 😑

Si je vous en parle, c’est que ça m’a quand même marquée. Malheureusement, pas dans le bon sens… De vous à moi, est-ce qu’un simple texte vous donne envie d’aller plus loin dans la lecture ? Ou pire, auriez-vous envie d’assister à l’événement ?

La réponse est bien sûr évidente. Donc, petite astuce : glissez un petit visuel dans votre teasing, histoire de susciter l’intérêt et surtout l’envie ! Parce que c’est dès le départ que ça se joue. 💪🏽

Un suivi jusqu’au bout de l’événement

Vous prévoyez de faire une ou plusieurs relances ?

✋🏽 Stop, attendez, je la refais…

Vous prévoyez de faire une ou plusieurs relances. Bien évidemment, ce n’est pas une question tout simplement parce que c’est un must.

Pourquoi ?

Tout d’abord, ces petits rappels vous aident à partager de manière rapide et efficace les informations capitales à vos convives. Ils vous permettent ensuite de faire un suivi discret des retardataires n’ayant pas encore répondu à votre invitation. Enfin, sachez que derrière ça, se cache un grand rouage de plusieurs éléments, comme le nombre de plats à commander auprès du traiteur, le nombre de voitures pour le covoiturage, le nombre de lits pour l’hébergement… 

Vous l’avez compris, c’est tout un système qui est engagé ! Pensez donc à vos relances et votre suivi, essentiels pour la comptabilisation de votre liste d’invités finale. En plus, ils se sentiront considérés et flattés.

⏳QUAND faire vos relances ? Je vous conseille d’en planifier 2 minimum, en fonction de l’envergure de votre événement. Prévoyez ces relances avec un intervalle de quelques jours/semaines par exemple, le but principal étant de ne pas harceler vos invités.

Un dernier petit message avant le jour J ?

Oui, c’est mieux ! 👍🏽

Pour rafraîchir la mémoire de tout le monde, je vous conseille d’envoyer un rappel à vos invités que votre événement n’attend plus qu’eux. C’est toujours valorisant pour eux. Aussi, vous êtes sûr(e) d’avoir la maîtrise du nombre de convives jusqu’au bout. Si vous avez des désistements et annulations de dernière minute, vous le saurez… la veille, certes, mais vous le saurez.

⏳QUAND envoyer votre dernier petit rappel ? Incontestablement la veille.

 

Passons aux remerciements, bien trop souvent négligés en communication événementielle.

Je suis fan de cette partie, puisqu’elle permet de glisser a minima un mot gentil à vos convives. De cette manière, ils gardent un bon souvenir de ce moment et, cerise sur le gâteau, ils reviennent !

Voilà comment valoriser vos convives. 💫 Par l’humain, l’émotion, la sensibilité et l’empathie, il n’y a que ça de vrai.

⏳QUAND adresser vos remerciements ? Bien évidemment, après votre événement. Pas trop longtemps après, puisqu’il est préférable qu’ils lisent vos mots doux à chaud. Je dirais donc entre 2 jours et 1 semaine après votre événement.

 

En résumé, je vous recommande de toujours anticiper vos communications et arroser vos convives de temps à autre avec vos annonces afin qu’ils gardent en tête ce fameux jour J ! Et tout ça, sans les harceler, bien sûr. 😏

Expérience vécue 🙋🏽‍♀️

Évitez les messages automatiques, il n’y a rien de plus agaçant. 🙅🏽‍♀️

Je me souviens avoir envoyé un message à une structure pour ne plus recevoir leur communication. Quelques jours plus tard, je reçois un nouveau mail – automatique, je suppose – de cette même structure avec son actualité… Je vous laisse imaginer ma réaction… 😒

Communiquer un événement est propre à chacun

Cette question est tellement subjective. Plusieurs facteurs dépendent de votre action : le type de votre événement, votre cible ou encore vos supports de communication.

Finalement, ce qui compte, ce n’est pas ce que vous devriez faire, mais ce que vous avez ENVIE de faire dans votre manière de communiquer.

Par exemple, si un directeur d’entreprise prévoit un discours pendant son séminaire professionnel, sa manière de le prononcer sera nettement différente d’une déclaration d’amour. Logique !

En bref, que vous soyez expérimenté(e) ou non, la communication est propre à chacun.

Pour votre événement, l’exercice a une composante supplémentaire : celle de vous mettre dans la peau de vos convives. Eh oui, votre contenu vous ressemble, certes, mais le but est de marquer les esprits.

L’idée serait, du coup, d’impliquer vos invités, de les séduire. A vous de trouver les phrases et tournures pour retenir leur attention.

 

Voilà, on est plutôt bien pour ce qui est de la communication événementielle pour donner de la valeur à vos invités. Bien sûr, votre communication ne fait pas tout, beaucoup d’autres éléments sont à prendre en considération, comme le contenu ou encore l’organisation de votre événement. En voilà une autre partie de manche !

 

Carine 💫

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