Faire la fête, ce n’est pas uniquement dans les événements privés, comme les anniversaires ou les soirées entre amis, si ?

Vous avez déjà fait la fête au boulot ? Oui ? 🤔

Bon, je vous l’accorde, le contexte doit quand même rester professionnel. Toutefois, il n’est pas nécessaire d’être tiré à quatre épingles pour profiter d’un événement d’entreprise.

Tout dépend de la manière dont votre séminaire professionnel est organisé et du ton qui lui est donné. Tout est question d’organisation.

Voici, dans ce nouvel article, les différentes étapes pour organiser un séminaire d’entreprise convivial et sympa pour votre structure, que vous soyez une TPE, PME ou groupes d’entrepreneurs.

Qu’est-ce qui se cache derrière ce terme si professionnel et carré de « séminaire d’entreprise » ?

Nous avons tous déjà participé à ce genre d’événement au moins une fois dans notre carrière professionnelle, ou du moins, nous en avons déjà entendu parler.

En fonction du besoin et de l’objectif visé, on met en place des séminaires de travail, des séminaires de formation et d’autres variantes pour renforcer les liens professionnels et améliorer la cohésion.

Décortiquons l’expression.

Tout d’abord, les séminaires me font très souvent penser aux sessions de travail et d’échanges en petits groupes, dans le but de brainstormer entre collègues pour faire émerger de nouvelles idées pour la stratégie d’entreprise.

Ensuite, comme son nom l’indique, je trouve que le mot « entreprise » replace radicalement l’événement dans un contexte très professionnel, beaucoup moins fun, du coup.

Quoique… 💡 Comme je le disais, tout dépend de l’objectif et de la manière dont le séminaire est organisé.

La pièce du puzzle à ne surtout pas oublier est bien sûr le côté festif. C’est sur cet aspect que je vais m’attarder. C’est celui que je préfère (et qu’on préfère tous, enfin pour la majorité d’entre nous) ! 🤪

Spécialisée dans l’organisation d’événements, avec une affection particulière pour l’événementiel en petit comité, j’attache une grande importance à ce que tous les participants d’un événement professionnel repartent satisfaits. Et ce, sur tous les plans : sur le fond, sur la forme du séminaire et surtout au niveau de l’épanouissement personnel.

Vécu professionnel 🙋🏽‍♀️

Dans mes précédentes expériences professionnelles, j’ai déjà assisté à des séminaires en tous genres : séminaire 100% travail sur une journée, séminaire sur 2 jours à la mer ou à la montagne pour bosser et s’amuser ou encore séminaire sportif.

Je me suis aussi retrouvée de l’autre côté du miroir : celui de faire partie d’une équipe organisatrice pour une population de collaborateurs de fonctions Support. En termes de chiffres, cela représentait environ 70 personnes pour une équipe organisatrice d’une petite dizaine de personnes.

Organiser un événement professionnel est une expérience enrichissante puisqu’elle permet de sortir du quotidien de son poste de travail, de mieux connaître les collaborateurs et de se sentir encore plus impliqué dans la vie de l’entreprise.

Maintenant que je vous ai bien vendu – ou pas 😅– le rôle de l’organisateur(trice) d’événements en entreprise, passons au plus important…

Qui dit organisation, dit forcément mémo bien structuré pour organiser votre séminaire d’entreprise.

Et pour cause, c’est du boulot que de tout organiser, depuis la conception et les idées, jusqu’à la délivrance du projet, en passant par le travail en équipe et le suivi des missions de chacun, le tout avec intuition.

Après, il y a des moments très sympas dans ce rôle, comme la visite des lieux, la dégustation chez le traiteur (surtout quand approche l’heure du déjeuner et que votre ventre commence à gargouiller 😋). A tout ça, s’ajoute le fait de tenir la direction informée de vos avancées et de respecter le budget alloué.

Alors, voici les étapes à ne pas négliger, dans l’organisation d’un séminaire d’entreprise :

🔸 1/ La composition de l’équipe : Il est juste vital de faire appel à des personnes volontaires, histoire de garder intacte la motivation de chacun tout au long du projet.

🔸 2/ La réunion de lancement : Les leaders du projet devront adopter un ton dynamique et fédérateur pour être crédibles et surtout pour apporter du rythme dans l’organisation.

C’est le moment d’avoir une réunion constructive avec un programme et un planning bien implantés et suivis. Il est important de mentionner les contraintes imposées par la direction, telles que le budget maximal, la date ou la période souhaitée pour l’événement, et sa durée.

🔸 3/ Le brainstorming : C’est l’étape la plus créative du projet puisque les idées les plus folles seront notées sur papier, noir sur blanc. Soyez donc imaginatifs et créatifs ! No limit.

🔸 4/ La construction du planning : A ce stade, comme les idées fuseront déjà, n’hésitez pas à commencer à noter et hiérarchiser toutes les inspirations pour voir se dessiner petit à petit la direction à prendre.

🔸 5/ La sélection des idées : Assurez-vous que vos choix finaux soient intéressants pour tout le monde. Mettez-vous dans la peau des collaborateurs pour déterminer la thématique et le fil rouge de votre séminaire.

🔸 6/ La recherche et la sélection des prestataires : Pensez à faire vos demandes de devis détaillés et à bien centraliser les retours reçus pour mieux vous y retrouver.

Conseil 💡

Pour cette étape, pensez à avoir le réflexe « entonnoir ». Par exemple, si vous recherchez un traiteur pour votre déjeuner, sélectionnez 6 à 7 prestataires. De cette manière, vous serez quasiment certain(e) d’avoir 3 scénarios de prestations possibles. Cela vous permettra d’avoir des plans B et même C, en cas d’imprévus.

🔸 7/ La réunion de présentation du projet : Arrive le point crucial de votre organisation, puisque c’est le moment où vous présentez vos 2 ou 3 propositions de projet à votre direction. Tout ceci dans le but de vérifier et valider vos choix.

N’explosez-vous pas le budget alloué ? Allez-vous dans le bon sens ? Est-ce que votre projet est cohérent pour votre direction ? Anticipez toutes ces questions.

🔸 8/ Une fois que vous avez le feu vert de votre direction, c’est parti pour les prises de RDV pour rencontrer les prestataires avec lesquels vous allez travailler. Profitez-en pour poser vos questions restées en suspens pour éviter tout malentendu.

Finalisez vos réservations et versez les premiers acomptes. C’est souvent le cas pour bloquer un lieu de réception à la date choisie.

Là, vous êtes plutôt bien avancé(e) dans votre organisation. 💪 Gardez toujours votre planning sous la main pour vous assurer de ne rien oublier ou tout simplement pour vérifier que vous êtes dans les temps.

🔸 9/ Nouveau point crucial de votre projet : Commencez à communiquer sur l’événement à l’ensemble des collaborateurs.

Il est d’usage d’envoyer un Save the date pour bloquer les agendas. Je vous conseille de faire cette action simple, rapide et efficace au minimum 6 mois à l’avance pour que tout le monde ait le même niveau d’information. Cela permet à chacun de s’organiser aussi bien professionnellement que personnellement.

Soyez inventifs dans votre communication. Allez droit au but, partagez les informations importantes et pratiques ainsi que les détails croustillants, comme le programme, les activités envisagées, le dress code, dans le but d’attirer l’attention et susciter l’envie.

Tenez aussi compte des préférences alimentaires de chacun, et surtout des allergies ou des aliments peu appréciés dans les assiettes. Vous comprendrez pourquoi, je ne vous fais pas de dessin. 😁

En bref, faites des relances et des teasers de folie pour donner envie d’aller à ce séminaire d’entreprise tant attendu !

🔸 10/ A l’approche du jour J, pensez à contacter les prestataires pour reboucler les points clés de l’événement. Prenez un temps avec l’équipe organisatrice pour faire un brief de dernière minute. Rappelez la répartition des missions. Gardez les collaborateurs en haleine et envoyez-leur un dernier message motivant.

Et voilà, vous êtes prêt(e) pour votre séminaire. Vous allez pouvoir travailler, profiter, apprendre, échanger et découvrir, le but étant de favoriser le bien-être et la convivialité !

Après l’événement, je vous encourage vivement à remercier les collaborateurs de leur implication. Après tout, c’est grâce à eux si votre séminaire d’entreprise s’est bien déroulé. 😉

De l’autre côté, je vous invite à passer un coup de fil courtois aux principaux prestataires pour vérifier que tout se soit aussi bien passé de leur point de vue.

Restez professionnel(le) jusqu’au bout. C’est ce que j’appelle faire le pas supplémentaire. 💎 Cela reflètera une bonne image de vous et votre entreprise pour l’organisation de prochains événements en partenariat avec eux. Profitez-en pour régler les soldes des factures.

Enfin, pour la cerise sur le gâteau, prévoyez de diffuser un article ou des publications sympathiques sur votre intranet et vos réseaux sociaux professionnels. Rien de tel que de relayer l’information et mettre en valeur votre entreprise et sa marque employeur, tout en respectant le volet Confidentialité.

Il y a déjà la satisfaction de profiter, d’apprendre, de vous amuser, de sortir du cadre habituel de votre travail et donc d’appartenir à une culture d’entreprise qui vous correspond. ☝ C’est valable si vous adhérez aux valeurs de la structure, bien sûr !

Ensuite, le fait de montrer, entre autres, la bonne atmosphère et la bonne humeur de vos équipes ne fera que contribuer à attirer les futurs talents. Oui, pensons RH ! 😏

Si on pousse le raisonnement un peu plus loin, la bonne énergie qui se dégagera de vos événements aidera les équipes Recrutement à mieux argumenter auprès des candidats en entretien d’embauche. Cela leur donnera un peu de matière pour attirer les futurs collaborateurs, sur les forums écoles et les salons professionnels, par exemple.

En plus, tout ce processus démarquerait votre entreprise parmi les autres, et ça, c’est une réelle force. 😎

🖐 Attention, tout ceci n’est valable qu’à une seule condition :

Que tout ce processus se fasse dans l’AUTHENTICITE et la SINCERITE la plus profonde. Selon moi, il est inutile de mettre en place un événement professionnel, juste pour le mettre en place. Il faut vraiment apprécier et sentir l’âme de vos séminaires.

C’est à partir de ce moment-là que les valeurs de partage et d’authenticité ressortiront. Et ça, ça n’a pas de prix. Simple ou pas simple ? 💁‍♀️

Finalement, vous retrouverez toujours ce même schéma pour l’organisation de n’importe quel autre événement, qu’il soit professionnel ou non. A quelques détails près ! Bonne nouvelle, non ?!

Maintenant que vous avez votre mémo en main pour l’organisation événementielle de votre séminaire, voyons comment apporter un peu d’originalité et de piment à votre projet.

Vous voulez apporter de la nouveauté, sortir des sentiers battus et surprendre les participants et votre direction ?

Proposez des idées et des thématiques que vous mettriez en place à la maison et tournez-les « façon pro ». Je suis convaincue qu’on peut repenser l’idée la plus folle sous une forme plus Corporate !

Par exemple, vous pourriez mettre au cœur de votre événement la thématique de la Saint-Patrick. C’est bientôt le 17 mars 2022, profitez-en ! Et si vous lisez cet article après cette date, sachez que cette fête revient chaque année à la même date ! Code couleur vert, activités autour de l’Irlande et ses traditions… Sympa, non ?!

Lovely Ireland 💚

Il y a des années, j’ai passé quelques mois en Irlande, sur la côte ouest, dans le cadre d’une immersion totale pour approfondir mon niveau d’anglais. Je peux vous assurer que la culture du pays est très ancrée. Les locaux ne blaguent pas avec la Saint-Patrick. Ils célèbrent, dansent, font la tournée des bars, se déguisent et font l’éloge du célèbre trèfle vert.

Autres thématiques originales, à appliquer pour votre séminaire professionnel :

💞 La fête de la Saint-Valentin,

🎧 La Fête de la Musique,

💃 Le Carnaval de Rio,

😸 Une thématique sur les animaux,

🎅 Les super héros ou des personnages mythiques,

🍭 La fête d’Halloween,

👠 La mode et les défilés,

Et d’autres par ici !

Je vous conseille de ne pas poser de limites à votre imagination. Ce sont autant d’idées que vous pouvez adapter à votre cadre professionnel.

Et comme il faut bien vivre avec son temps, pensez à la possibilité de mixer le présentiel et le distanciel. Eh oui, depuis la crise sanitaire, il est important d’avoir en poche des options et des solutions adaptées. En plus, vous savez probablement que les tendances événementielles tendent vers l’hybride. Alors allez-y ! 😉

Bien évidemment, pour tout événement en présentiel, prenez toutes les précautions nécessaires en termes d’hygiène sanitaire. On nous le rabâche bien trop souvent partout dans les médias. Vous connaissez maintenant par cœur ces indispensables… Je ne vais pas m’étaler sur le sujet.

Pour terminer, je partage avec vous ma conception d’un programme, avec un mémo type d’organisation d’un séminaire professionnel pour une TPE. C’est 🎁 !

8h30 : RDV pour tous les collaborateurs

9h : Départ en direction du lieu du séminaire

10h : Arrivée sur place et accueil

10h30 : Assemblée et présentation des chiffres de l’activité par la direction

11h30 : Pause

11h45 : Séances de travail en petits groupes, brainstorming sur une thématique précise

13h : Pause déjeuner à table et temps libre pour digérer (ou potentiellement regarder ses mails pour se rassurer et rattraper toute une matinée en 3 minutes chrono, mais bien sûr, on y croit 🤣 !)

14h30 : Reprise du travail en petits groupes

15h30 : Restitution du travail et assemblage des idées sous forme de jeux ou d’intervention d’un professionnel expert sur le sujet étudié

17h30 : Temps libre avec des activités ludiques telles que des promenades à pied, en vélo, des séances de massage, de la relaxation ou des tournois de football ou volley

19h30 : Fin de journée, débarbouillage et préparation pour la soirée

20h : Dîner sous forme de buffet, musique et soirée dansante jusqu’à 2h du matin

Prévoyez un car et/ou mettez des taxis à disposition pour permettre aux collaborateurs de rentrer à la maison en toute sécurité.

Petite astuce pratique : Il est préférable d’organiser vos séminaires d’une journée, le jeudi ou le vendredi. De cette manière, le week-end est proche et la semaine de travail est plus courte ! 😉

Vous manquez de temps pour organiser tout ça ?

Dans ce cas, composez votre équipe, déléguez les missions ou faites appel à un professionnel 🙋🏽‍♀️ pour vous concocter un séminaire d’entreprise sympa, professionnel, cohérent et authentique !

Carine 💫