La combinaison gestion de l’imprévu et montée de stress fait souvent des dégâts dans l’organisation d’un événement non préparé. Les deux font souvent la paire, mais ne se marient pas très bien ensemble, n’est-ce pas ?

Vous avez déjà affronté les imprévus d’une situation ou d’un événement en mode relax ? 🤨 Je ne crois pas… 

Voilà pourquoi j’écris ce nouvel article aujourd’hui.

Voyons voir comment gérer les couacs d’un événement, qui nous tombent sur le coin du nez, sans qu’on s’y attende. En général, ce ne sont pas de petits imprévus, mais bien évidemment le gros coup de massue qui met KO quelques minutes, avant que le cerveau ne se remette en marche. 😅

Plus facile à dire qu’à faire ! Oui, je sais… 🙄

Pourtant, c’est le premier antidépresseur à avoir avec soi, quand on se lance dans l’organisation d’un événement.

Tout d’abord, savoir anticiper les imprévus, c’est apprendre à les détecter et les gérer. Pendant la préparation de votre événement, le temps que vous passez à imaginer les pires scénarios et à vous poser des questions improbables est en fait un gain d’énergie, d’argent et de temps.

Quand on travaille un événement en l’anticipant, on est dans le préventif. Chaque problème, chaque onde négative doit toujours être assortie d’une solution réaliste.

C’est ça l’anticipation.

Ensuite, il y a un avantage non négligeable, quand on adopte ce mode de travail plutôt sympa. C’est qu’on reste dans une bonne vibe le jour J.

C’est quand même un énorme bienfait pour le corps et ça nous rend tellement plus agréable. Au lieu d’être énervé(e) sur ce qui ne fonctionne pas, on garde le sourire parce que les solutions seront déjà toutes trouvées et réfléchies. 😌

Pensez donc à anticiper les questions de vos invités, les éventuelles contraintes de vos prestataires ou encore les urgences personnelles. En bref, mettez-vous à la place de toute personne qui aurait un lien de près ou de loin avec votre événement.

Qui dit anticipation, dit mise en place de plans B et parfois même de plans C, sur les points sensibles et stratégiques de vos festivités.

💡 Petite astuce pour les repérer : tous les éléments que vous ne pouvez pas maîtriser sont à surligner en gras sur votre rétroplanning.

Par exemple, la gestion de l’humain demande une attention particulière. N’hésitez pas à prévoir le nécessaire pour les petits bobos et malaises.

Les imprévus météorologiques sont une autre vigilance à avoir, à moins d’être le Tout-Puissant… 😏

Imaginez que vous organisez votre événement à l’extérieur et que le bulletin météo annonce un grand soleil. Je  vous conseille mille fois de prévoir un intérieur en cas d’averses imprévues. C’est mieux pour vos invités…et pour vous ! S’il pleut, alors que vous profitez d’une après-midi barbecue-piscine, vous risquez de ne pas voir la fin de votre assiette de grillades. Sauf si vous avez un super plan B… 😉

Ces plans de secours n’évitent bien évidemment pas les imprévus mais au moins, vous les réglez plus rapidement et pouvez vite passer à la suite.

Eh oui, parce qu’il n’y a pas qu’UN imprévu, qu’UNE urgence dans un événement. Il faut s’attendre à tout…

Petit conseil en connaissance de cause ☝🏽

Je vous assure, prenez note !

En fin de soirée, vous avez toujours 2 ou 3 warriors pour vous aider à nettoyer et ranger la salle avec vous. Eh bien, je vous suggère vivement de multiplier ces chiffres par 2, soit 4 à 6 personnes sur votre liste. Pourquoi ?

1/ Pour un nettoyage rapide et efficace du lieu, dans une ambiance plutôt sympa (oui, c’est mieux qu’être seul(e) pour tout ranger),

2/ Pour éviter d’être planté(e) au milieu des serpillères. Imaginez-vous que les 2 ou 3 personnes initialement prévues sur votre liste sont déjà parties (comme par hasard !) ou encore trop fatiguées (pour ne pas dire complètement à l’ouest 🥴) pour vous aider.

On sait que la gestion de l’humain n’est pas simple dans un monde actuel comme le nôtre 😑 (et j’en sais quelque chose, merci les RH). C’est donc une précaution primordiale à avoir.

Savoir gérer les imprévus pour l’organisation d’un événement passe par une connaissance et une gestion de soi en profondeur. Pour ça, je vous donne quelques conseils pour vous aider à ne pas céder à la panique :

🔸 Conscientisez tous les moments clés de l’événement dans votre tête avant le jour J.

🔸 Ayez l’esprit ouvert pour éviter de vous fixer des limites inutiles à votre imagination (parce que ce sont dans ces moments d’urgence que l’imagination peut faire des étincelles). Inspirez-vous donc de ce qui se passe à l’extérieur. Je pense notamment à Pinterest où vous trouverez pleins d’idées.

🔸 Créez votre propre bulle et pratiquez régulièrement la méditation.

🔸 Faites des exercices de respiration un peu avant le début des festivités.

🔸 Gardez votre sang-froid en toute circonstance.

🔸 Jouez et faites la balance entre votre organisation et votre flexibilité.

🔸 Restez professionnel(le) et cordial(e), même quand la situation est extrême. Croyez-moi, on retient bien mieux les mauvais comportements que les bons.

Pour compléter, il y a aussi toute l’expérience que vous aurez acquise. Plus vous organiserez d’événements, plus vous serez à l’aise. Votre cerveau se mettra en condition quelles que soient les situations.

Prenons un exemple extrême. Imaginez un instant qu’un incendie se déclare dans votre soirée. 😱 Alors là, c’est chaud, c’est le cas de le dire…

Dans ce cas précis, il est vital de ne pas céder à la panique, bien que ce soit très tentant. En tant qu’organisateur(trice), vous êtes responsable d’aiguiller vos convives vers la sortie. Soyons clairs, normalement, ça n’arrivera pas 😉, étant donné que vous aurez vérifié tous les aspects liés à la sécurité de la salle.

A vous d’utiliser les moyens les plus adaptés pour vous, pour anticiper au mieux vos situations d’urgence.

En général, pour parer à toute éventualité, il y a un élément que tout organisateur d’événements se doit d’avoir : une boîte à bricoles ou une caisse de secours avec tout plein d’accessoires dedans.

De quoi peut être composée votre boîte ? 🤔 Je vous donne une amorce de ce que vous pouvez y mettre :

Tout d’abord, pour les petits arrangements techniques et logistiques, prévoyez stylos, scotch, colle, ciseaux, agrafeuse, chargeur de téléphone portable si possible avec adaptateur pour permettre à d’autres personnes en détresse d’avoir un portable chargé.

Ensuite, pour les raccords de look vestimentaire, ayez avec vous un kit à couture en cas de déchirure d’un vêtement, des mouchoirs pour les plus émotifs ou encore du déodorant (probablement pour vous, dans votre course effrénée pour les préparatifs 🤭💪🏽).

Enfin, la composition d’une boîte à pharmacie pour votre événement pourrait bien vous aider à guérir les petits bobos. Prévoyez donc des compresses, de l’alcool à désinfecter, des pansements, du paracétamol (à manier avec précaution, si vous l’administrez à quelqu’un que vous ne connaissez pas), du sérum physiologique et du coton.

Même si vous êtes en phase avec votre anticipation, votre sang-froid, votre méditation matinale et votre boîte à bricoles, gardez toujours en tête qu’il est primordial de penser « équipe », quelles que soient les situations événementielles.

Le travail en équipe est un vrai atout dans la préparation d’un événement. Tous les membres participant à sa mise en place doivent se soutenir, s’entraider mutuellement et, bien entendu, passer un bon moment ensemble (c’est mieux 😊).

Cette équipe-là, on la connaît, elle est en général composée de personnes qu’on côtoie, comme les amis ou la famille. On est amené à échanger, travailler et parfois même se prendre la tête sur certains aspects de l’organisation. 😅

Pour aller plus loin, pensez à enregistrer sur votre portable les coordonnées de la (des) personne(s) référente(s) de l’événement parce que vous vous appuierez toujours sur elle(s), surtout si vous bossez en équipe.

C’était la débandade 🤦🏽‍♀️

Parfois, même avec une bonne équipe, il existe malheureusement des imprévus irréversibles, et là, on ne peut rien y faire. 🤷🏽‍♀️ Au bout d’un moment, Superman ou Superwoman a ses limites !

Il y a quelques années, j’ai participé à l’organisation d’une soirée privée dansante. Tout était bien en ordre, on était dans les temps, tout l’administratif était réalisé, il ne restait plus qu’à faire le suivi de la billetterie. Tout se passait très bien.

Jusqu’au jour où… nous avons appris que la salle n’était pas compatible avec le type de soirée que nous organisions. 😮 Et ça, 4 jours avant le jour J !

Vous devinez bien que notre plan B de lieu de réception n’était plus disponible, à ce stade. Obligés de tout annuler ! Le coup dur, vraiment… Croyez-moi, ce genre de situation forge réellement.

D’autres « équipes » à ne pas négliger sont tous les acteurs qui gravitent autour de votre événement.

Je pense notamment à vos prestataires avec lesquels vous avez signé des devis et contrats. D’ailleurs, pensez à garder avec vous un exemplaire de ces documents avec leurs coordonnées, en cas de besoin.

Si vous aviez prévu des plans B, gardez à portée de main leur numéro de téléphone. On ne sait jamais de quoi on a besoin, s’il y a un couac avec un autre prestataire.

Je pense aussi à tous les numéros utiles en cas d’urgence, comme par exemple le numéro des secours : pompiers, SAMU, police, gendarmerie, ou encore celui du propriétaire des lieux.

Notez toutes ces informations pratiques et conservez-les précieusement avec vous, tout au long de l’événement.

Tout ça peut paraître assez lourd et rigide, mais c’est le prix à payer pour la réussite des festivités.

Fort heureusement, quand vous êtes organisé(e), il y a normalement plus de choses qui se déroulent bien que de déraillements. De toute façon, vous voyez dans le regard des invités s’ils passent un bon moment et si votre événement est une réussite. 🙌🏽

Pendant les temps morts de votre manifestation, soufflez un coup, arrêtez-vous un instant et jaugez ce qui se passe à l’intérieur de vous. Etes-vous satisfait(e) du déroulé de votre projet ?

Je souhaite que la réponse soit la plus positive et réjouissante possible. 😉

Dans mon travail, c’est comme ça que je mesure la réussite d’un événement ou non. Certes, l’organisation et la gestion des imprévus jouent un rôle essentiel, mais le ressenti de l’atmosphère le jour J est un très bon baromètre. Un excellent baromètre même. 👌🏽

Cette manière de travailler vous parle ? Venez en discuter avec moi, ça me ferait plaisir d’échanger avec vous.

Carine 💫