S’il y a bien une chose qui n’est pas utile quand on organise un événement, c’est ce fichu stress !

Il nous embête. Il peut nous faire faire des bêtises, nous tétaniser, nous empêcher de réfléchir correctement. Bref, il peut clairement nous ralentir dans la préparation d’un événement. Est-ce qu’on a vraiment besoin de ça ? Sûrement pas !

Alors, comment faire pour le supprimer, l’éradiquer, ou du moins le minimiser le plus possible pour qu’il ne devienne pas nuisible et perturbateur ?

J’ai plusieurs conseils pratiques pour vous, que j’applique dans ma propre organisation et plus largement dans mon quotidien d’entrepreneure.

Oui, c’est vrai. Et comment fait-on pour connaître son sujet ?

C’est facile, on se prépare à l’avance, on anticipe.

On ne traîne pas.

On ne procrastine pas.

On passe à l’action et on s’organise bien avant l’événement.

On se renseigne, on se documente, on recherche.

Hop, hop, hop !

De cette manière, vous serez le roi ou la reine du rétroplanning, de la gestion des imprévus et de la résolution des potentiels couacs le jour J.

Pour éviter tout stress inutile, sachez qu’il existe un grand nombre d’outils pour organiser et gérer un événement. Il y en a pour tous les goûts.

Si, comme moi, vous n’êtes pas fan des plateformes numériques spécialisées dans la gestion de projet et l’organisation d’événements, telles que Notion, Trello ou encore Asana, je vous conseille de créer votre propre fichier sur… Excel !

De la vieille école, moi ? 😅

Clairement, oui, je fais partie de cette partie de la génération Y qui vit encore à l’heure des premiers pas du numérique.

Pourquoi changer une équipe qui gagne ?

Pour ce qui est de l’organisation d’événements, Excel fait partie de mon équipe gagnante et de ma bulle de travail au quotidien.

Découvrez ici les autres copains d’Excel qui composent ma bulle de travail, vous ne serez pas déçu(e) !

L’avantage d’Excel est que vous avez la liberté de créer suffisamment d’onglets pour les différentes rubriques de gestion de votre événement.

De manière générale, j’utilise Excel pour quasiment tout : la gestion et le suivi de mes événements, mon calendrier éditorial, mon répertoire de prestataires, le suivi d’un budget…

Quand on arrive à ordonner ses idées sur papier ou fichier, on parvient à s’organiser dans la tête et donc, à gérer le stress.

A vous de créer et modeler votre propre modèle au fur et à mesure de la prise en main de votre outil préféré et votre méthode de travail. 😉

Pour appliquer au mieux ce 2nd conseil, je vous avoue qu’il est non seulement nécessaire de vous connaître et de vous écouter, mais aussi d’avoir un minimum de connaissance sur les étapes indispensables à l’organisation d’un événement.

Que vous organisiez ponctuellement des événements ou que vous en soyez habitué(e), je vous recommande vivement d’imaginer et visualiser la préparation pré-event, le déroulement du jour J et le post-event.

Ainsi, en fonction de vos aptitudes, votre personnalité et l’événement lui-même, vous pourriez détecter plus facilement les moments charnières et générateurs de stress.

Portez donc une attention particulière aux moments potentiellement stressants pour vous.

Vous sentez-vous capable de vous engager dans ce niveau de stress ? Pourquoi cet élément est si stressant ? Est-il vraiment nécessaire à l’événement ? Peut-il être remplacé, tourné différemment, simplifié ? Peut-il être positionné à un autre moment dans le planning ?

Selon vos réponses, voyez de quelle façon y remédier.

Peut-être devriez-vous travailler sur les points chauds de votre événement et mettre en place des plans B et C. Peut-être devriez-vous vous faire assister sur ces missions ou simplement les déléguer à une personne adaptée. Ou alors, peut-être y a-t-il une possibilité de contourner cet élément générateur de stress en trouvant une idée plus adaptée à vos nerfs.

En passant un peu plus de temps et d’énergie à analyser ces points chauds, vous pourriez vous économiser un pic de stress le jour J. Croyez-moi, ce ne sera pas négligeable !

Et vous verrez, c’est magique. 🪄 Plus vous trouverez de solutions techniques pour parer à ce stress, plus vous aurez d’outils pour vos futurs événements, et mieux vous connaîtrez vos préférences.

✋🏽 Attention toutefois à ne pas toujours viser la facilité. Le stress ne doit absolument pas être une excuse pour revoir systématiquement votre copie. Veillez à conserver un soupçon d’adrénaline et de dépassement de soi.

En bref, trouvez votre juste équilibre.

Cette manière de fonctionner vous permet en fait de mettre le doigt sur vos axes de progression et vos apprentissages futurs. Pensez-y !

Depuis de nombreuses années, j’effectue des exercices de respiration et je peux vous assurer qu’ils m’aident à réduire mon stress. J’ai même une routine bien-être qui me permet de rester régulière et constante dans l’écoute de mon corps.

Bien évidemment, chacun a sa propre manière de gérer son stress au quotidien. Il s’agit de trouver ce qui vous convient le mieux.

Testez ce qui vous parle le plus et voyez les résultats produits. Au fur et à mesure, vous construirez votre propre routine. Si vous en avez déjà une qui fonctionne bien, alors continuez dans ce sens.

Mais, si vous voulez aller à l’essentiel dès que vous sentez un pic de stress, avant ou pendant un événement, isolez-vous quelques minutes et faites un petit exercice de respiration pour vous recentrer. 😌

Utilise-les efficacement ! ⌚

Je me souviens avoir conseillé une ancienne collègue, qui passait un entretien d’embauche pour intégrer une nouvelle entreprise. Complètement stressée sur le trajet, elle m’a envoyé un message. Bon point pour elle, elle était en avance à son entretien ; ce qui lui laissait un battement de 10 minutes avant l’heure du RDV.

Au lieu de stresser les jambes croisées dans la salle d’attente, je lui ai dit d’utiliser efficacement ces 10 précieuses minutes :

« Fonce aux toilettes, pose-toi, inspire profondément et expire ! ».

Quand elle est sortie des toilettes, elle est partie rejoindre la salle d’attente plus détendue, avec un petit sourire en coin. 😏

Vous n’êtes pas obligé(e) d’attendre une montée de stress pour faire ces exercices de respiration. Comme je vous le disais, vous pouvez adopter une routine bien-être, avec des séances régulières, pour apprivoiser votre stress et vos petites angoisses.

Pour composer votre programme bien-être, il existe de nombreuses activités comme la méditation, le sport pour expulser le mauvais stress (chez moi, ce sont le stretching et la danse qui m’aident), ou encore l’utilisation de techniques de visualisation et d’affirmations positives. Devant un miroir, ces dernières produisent parfois de vrais boosts positifs !

Allez, montrez-vous comme vous êtes. Soyez honnête et authentique avec vous-même et les autres. De toute façon, la plupart du temps, le stress est difficile à cacher. Alors, autant mettre les deux pieds dans le plat, non ?

Franchement, il n’y a rien de mieux que de poser votre stress sur la table. Ça vous évite de le porter tout au long de l’événement et puis, ça révèle votre côté humain. Oui, humain, authentique, vulnérable.

Cela étant, il ne s’agit pas non plus de vous dégonfler et de vous écrouler au moindre coup de vent, vous avez un événement à assurer quand même. 😁

Mais, le dire ne signifie pas que ce sera une catastrophe. Au contraire, vous vous sentirez plus libre et ferez de votre mieux. Verbaliser votre stress vous aidera à relativiser. Essayez, vous verrez.

Aussi, si vous vous confiez à une personne de confiance, il se pourrait bien qu’elle trouve les mots rassurants pour vous rappeler les capacités extraordinaires que vous avez. 😉

Vous serez d’autant plus rassuré(e), si c’est votre 1er événement et que vous ne maîtrisez pas encore les essentiels de l’organisation d’un événement. Si votre entourage est bienveillant, il sera indulgent avec vous et vous proposera même de l’aide.

Une fois ce pic rouge vif désamorcé, vous verrez que tout roule bien, comme par magie. En vrai, de vous à moi, je ne pense pas que ce soit véritablement de la magie. Vous aurez simplement inversé les énergies et l’Univers vous le retournera, tout simplement de la même manière.

Tout deviendra alors opérationnel, fluide et vous travaillerez en détente.

Tout comme vos exercices de respiration et votre routine bien-être, soignez votre ambiance de travail pour préparer votre événement.

Quand on est dans la création et l’organisation événementielle, c’est important de se créer sa propre atmosphère, vous n’êtes pas d’accord ? 😁

Venez avec moi, je vous dévoile les 4 socles de mon univers de travail.

💎 Mon mood intérieur 😌
Quand je me lance dans la conception d’un événement, je fais appel à mon intuition, je ne me mets pas de limite, je laisse mon imagination opérer.

#intuitionroutine

💎 Mon ambiance musicale 🎶
Pendant mes heures de travail, j’écoute des musiques de relaxation, d’inspiration, jouées au piano, avec des images de nature à la TV. Quand l’envie me prend, j’écoute aussi des bruits de la nature. Et, en fonction de l’humeur à donner, je me branche aussi sur du « hip hop chill music », style Lofi.

#musiquerelaxante #chillhiphopbeats

💎 Mon organisation pour contrebalancer tout ce côté créatif 📋
Comme j’ai besoin de canaliser ce débordement créatif, je mets en place une structure dans mon quotidien pour rester centrée et concentrée. Entre temps de travail et temps de pause, le planning est en général respecté. Et mon bien-être préservé…

#organisationtravail

💎 Mon espace de travail 💻

J’aime trouver mon bureau bien rangé quand j’attaque mes journées. J’ai l’impression de démarrer sur une page vierge chaque matin, avec le cerveau frais et disponible.

#bureaubienrangé

Carine 💫