Nous voilà partis pour une nouvelle année ! 🎉

Je me suis dit que ça pouvait être bien de vous donner une perspective globale des possibilités événementielles en entreprise, ou même vous suggérer des idées, dans votre rôle de chef d’entreprise, manager ou entrepreneur.

Planifier et organiser vos prochains événements professionnels sur une année entière vous demandera de la créativité, du temps et de l’aide des meilleures équipes !

Vous avez envie d’organiser un ou plusieurs événements dans votre entreprise ?

En tant qu’organisateur(trice) d’un jour, quand vous organisez des événements internes, je vous recommande toujours de garder en tête l’objectif marketing défini avec la stratégie d’entreprise. Ce sera votre fil rouge.

Si vous avez une mémoire de poisson rouge (comme moi 😅), notez cet objectif en long, en large, en travers, en gras, souligné pour rester inscrit dans la logique d’entreprise.

Il s’agit, dans l’optique d’organisation événementielle, de vous poser les bonnes questions :

Est-ce pour fédérer ? Renforcer les liens entre les collaborateurs ? Faire passer des messages importants ? Lesquels ? Motiver ? Annoncer une nouvelle stratégie d’entreprise ? Montrer l’exemple ? A qui ? Simplement passer un bon moment ?

En bref, il est question ici de définir la toile de fond de vos événements parce que, si vous avez une hiérarchie au-dessus de vous, la direction de l’entreprise ne vous laissera sûrement pas dépenser un budget conséquent. Surtout si la stratégie événementielle n’a ni queue ni tête. Alors, brainstormez, réfléchissez et analysez les objectifs fixés en amont, idéalement avec votre direction.

On le sait, les événements uniques sortent toujours de l’ordinaire. De vous à moi, je choisis toujours d’intégrer une grande part d’authenticité dans l’équation de mon organisation d’événements. Cet ingrédient fait mouche à tous les coups !

Pour capter l’attention de vos convives et les garder dans un univers dans lequel ils se reconnaissent, faites le choix d’alterner entre des événements dits « classiques » et des événements innovants. C’est un peu comme les montagnes russes. On ne peut pas sentir la pente à 180°, s’il n’y a ni sommet, ni creux. Ah, ça me fait penser aux vagues de l’océan, c’est un peu le même principe. On ne peut pas surfer, si c’est le calme plat. 😉

Comment savoir si vos événements vont plaire ?

D’instinct, je vous dirai de ne pas organiser de séminaire, de repas d’équipe ou de pot de départ à la retraite ennuyeux ! Du traditionnel, du classique, pourquoi pas. Mais jamais ennuyeux ! ❌

Ensuite, je vous recommande d’anticiper les thématiques de vos événements, en interrogeant directement les principaux concernés. ✅

Prévoyez par exemple un sondage à envoyer à l’ensemble des collaborateurs pour prendre le pouls et connaître les hobbies et les préférences de chacun. Cela vous facilitera grandement la tâche et pourra faire naître de nouvelles idées sympathiques.

Une autre possibilité est de mettre à disposition une boîte à idées dans la salle de repos ou sur le desk de réception de votre accueil pour laisser libre cours à l’imagination de tous les cerveaux de votre entreprise. Je propose sur mon compte Instagram une boîte à idées, à adapter en fonction de vos besoins et vos souhaits. Jetez-y un œil ! 💡

Votre rôle, à ce stade, est de trouver les idées et les astuces pour « séduire » vos collègues, votre direction, votre équipe et même vos clients et partenaires.

Vous avez certainement deviné le 1er point à surveiller pour l’organisation de vos événements. 😏

C’est, c’est, c’est… le budget, bien entendu.

Je dirai qu’il faut y prêter 2 fois plus d’attention, surtout s’il est question de construire la stratégie événementielle sur une année entière. La répartition budgétaire entre chaque événement mérite d’être clairement étudiée. Beaucoup d’événements sont possibles, mais attention au budget alloué, c’est d’ailleurs très souvent la limite (contrairement à notre imagination qui ne s’en fixe pas du tout !).

D’où ma suggestion de mixer événements « tradi » et événements plus exceptionnels. 😁

Faisabilité et budget vont de pair dans votre analyse.

Pas par les fenêtres svp 💸

Spécialisée dans l’organisation d’événements pour les TPE-PME et micro entreprises, le budget est bien entendu un point indispensable que je prends en compte dans la conception de leurs événements professionnels. Je fais souvent le parallèle avec ma propre structure, dans laquelle je suis vigilante à 400% sur mes choix budgétaires.

Misez le plus gros de votre budget sur des événements importants pour l’entreprise, c’est aussi stratégique. Les chefs d’entreprise ne diront pas le contraire ! 😉

Quelques astuces pour rester économe et toujours original :

🔸 Pour des événements en petit comité, préférez le DIY (Do It Yourself, autrement dit le Home Made, que d’anglicismes 😆). A ce niveau-là, Pinterest est gorgé d’idées. Placez vos collaborateurs et leur imagination au centre de votre événement, impliquez-les. Soyez inventifs.

🔸 Des ateliers à thème, des activités manuelles pourraient bien plaire, à condition que le sondage, la boîte à idées et la décision du management aillent dans le même sens.

Autre frein à prendre en compte. Lequel ? Vous devinez ?

Indice de taille : On court tous après ! 🤭

Réponse : C’est évidemment le temps…

C’est bien beau de profiter de l’instant le jour J, mais tout ceci demande du temps pour préparer et organiser. C’est pour ça qu’un de vos mots d’ordre sera l’anticipation.

Il est nécessaire de répartir dans le temps toutes les tâches à effectuer jusqu’au jour de l’événement. De cette manière, vous en faites un peu chaque jour, sans avoir l’air complètement débordé(e).

Un calendrier avec un planning solide ne sera pas de trop. Alors, à vos stylos et vos agendas ! Bon, pour les plus digitaux, il y a de supers logiciels comme Notion ou Trello pour vous organiser.

OK, le temps est précieux, mais les ressources le sont tout autant. Pour mettre en œuvre vos événements professionnels, vous allez avoir besoin d’une équipe, pour déléguer, être plus efficace et aussi pour passer de bons moments.

Je vous conseille de faire appel à des personnes volontaires, qui ont envie de s’impliquer dans le projet. Ne forcez en aucun cas les gens, ils n’ont rien demandé. De préférence, variez les équipes de travail pour l’organisation de chacun de vos événements. Cela permet de faire participer tous les volontaires et également de ne pas pénaliser le fonctionnement d’un service.

Idéalement, variez les personnalités et les corps de métiers dans chaque équipe organisatrice, de manière à avoir une effervescence d’idées et d’échanges productifs. 💯

Dernier point de vigilance : les dates sélectionnées pour vos événements.

L’erreur ici serait de gêner une réunion importante à laquelle doivent participer tous les collaborateurs.

Votre événement sera non seulement refusé par la hiérarchie, mais il risque fort de passer inaperçu face à cette réunion à gros enjeu. 🙄

Donc, accordez vos agendas avec les équipes de direction, les services RH et marketing-communication. Il serait très mal vu de passer outre un séminaire d’entreprise ou un gros meeting client prévus depuis longtemps…

On peut facilement penser que la hiérarchie est susceptible de refuser des demandes d’organisation d’événements.

Mais, en vous projetant à la place de votre directeur(trice) ou votre chef d’entreprise, vous serez attentif(ve) à leurs enjeux.

Qu’est-ce qui compte pour un chef d’entreprise ? 🤔 

🔸 L’objectif stratégique de vos événements ;

🔸 Les thématiques proposées ;

🔸 L’organisation de vos événements vs la production et le fonctionnement de l’entreprise ;

🔸 Le budget alloué ;

🔸 Les dates retenues ;

🔸 L’implication des collaborateurs.

Votre objectif est que votre plan annuel événementiel soit accepté, n’est-ce pas ?

Alors, préparez les réponses à tous ces sujets pour que votre calendrier soit en béton, le jour où vous présenterez votre projet.

Gardez en tête que la direction accueille toujours les prises d’initiative à bras ouverts, à condition de bien les présenter. (Est-ce que le management est d’accord avec moi ?) 😁

Et, il y a encore d’autres alliés dans cette histoire ! Si vous décidez d’organiser tous ces événements, il vaut mieux que tous les collaborateurs de l’entreprise soient de votre côté. Pour cela, valorisez-les et gâtez-les. Proposez des récompenses, des cadeaux et des concours par exemple, pour rendre la participation plus volontaire et engageante.

Et enfin, je dirai que les équipes RH et marketing sont aussi de bons canaux de communication. Euh, pourquoi ? 🤨 

Le service RH d’une entreprise, tout en respectant la clause de confidentialité, est le mieux placé pour communiquer, par exemple, sur les mouvements des départs en vacances. Ce serait dommage d’organiser un événement, alors que la moitié de l’effectif est partie en congés, non ? 😂

Alors, renseignez-vous pour connaître les tendances dans votre entreprise.

En connaissance de cause 🙋🏽‍♀️

C’est mon expérience professionnelle de plus de 10 ans dans les ressources humaines qui parle. J’en ai vu passer des histoires marrantes. Ma vie d’avant… C’était bien, mais c’était avant.

Le service marketing, quant à lui, peut vous souffler des filons efficaces en termes de communication impactante. 🎯

Prenez, prenez, prenez toutes les informations utiles à la communication de votre événement, parce que vous et votre équipe organisatrice devrez envoyer à vos convives des Save the date attractifs, des mails à impact positif et des consignes claires, nettes et concises.

Organiser des événements originaux dans une TPE-PME ou toute autre structure n’est pas chose facile. Alors voici quelques conseils simples et pratiques à mettre en place :

🔸 Vous renseigner sur le moment stratégique de validation des budgets de l’année, surtout pour le marketing, la communication et l’événementiel ;

🔸 Penser à prévenir et valider l’absence d’un collaborateur volontaire avec le manager du service concerné, pour éviter de désorganiser le fonctionnement d’une équipe. Par exemple, évitez de mobiliser 3 collaborateurs d’une même équipe, même s’ils sont 10 dans le service.

🔸 Pour chaque événement, mettre en place un fichier de gestion de projet accessible à tous les organisateurs pour un travail d’équipe optimal ;

🔸 Faire des points à des moments clés de l’organisation de l’événement ;

🔸 Tenir la direction informée avec des résumés synthétiques du déroulement de l’organisation ;

🔸 Noter sur le fichier les points forts et les points faibles des événements au fil de l’année pour éviter de reproduire ce qui n’a pas fonctionné ;

🔸 Donner un ton à la fois crédible et festif à votre organisation événementielle ; N’oubliez pas que ces projets restent un travail fourni par votre équipe en plus de leurs journées habituelles. Il faut que ça reste sympathique. 😉

Vous deviendrez un as de l’organisation des événements internes dans votre entreprise. 💪

Ces grandes tendances d’événements d’entreprise peuvent être applicables aussi bien dans les TPE, les PME que dans les micro entreprises, en fonction des moyens alloués, bien entendu.

Pour avoir une vue d’ensemble sur toute votre année, je vous encourage à dresser une sorte de calendrier éditorial, façon événementielle.

Orchestré 🗓️

Pour mon business, en tant qu’entrepreneure, j’établis un agenda éditorial pour les publications sur mes réseaux sociaux, tels que LinkedIn ou encore Instagram. C’est très efficace et ça me fait gagner un temps fou, puisque le contenu de mes créations est travaillé en amont.

🔸 Suggestions pour janvier :

Nouvelle année, galette des rois ;

🔸 Suggestions pour février :

Saint-Valentin, Chandeleur ;

🔸 Suggestions pour mars :

Journée de la femme, arrivée du printemps ;

🔸 Suggestions pour avril :

Poisson d’avril, Pâques ;

🔸 Suggestion pour mai :

Belle saison où on peut fêter un événement nouveau ;

🔸 Suggestions pour juin :

Fête de la musique, arrivée de l’été, début des grandes vacances, séminaire d’entreprise, team building ;

🔸 Suggestions pour juillet et août :

Rien de bien spécial à fêter puisque ce sont des mois calmes où les collaborateurs partent en congés, mais les repas entre collègues en mode rooftop ou en terrasse sont très appréciés.

🔸 Suggestion pour septembre :

Rentrée des classes en entreprise ;

🔸 Suggestion pour octobre :

Halloween et ses toiles d’araignée ;

🔸 Suggestions pour novembre :

Thématiques aux choix, profitez-en pour lancer des nouveautés autour desquelles vous organisez un petit événement (newsletters, refonte site web, révision charte graphique de l’entreprise…) ou des concours internes ;

🔸 Suggestions pour décembre :

Fêtes de fin d’année, soirée de Noël.

Vous vous dites probablement que c’est un sacré boulot de mettre tous ces moments de convivialité en place. 😲

Oui, c’est vrai, je vous l’accorde. C’est pour ça que je suis là. 🤗

J’interviens pour donner de la personnalité, de l’originalité et de l’authenticité à vos événements internes tout au long de l’année.

Je suis à votre écoute, discutons de vos beaux projets.

Carine 💫