L’organisation d’un événement, quelle que soit sa thématique, demande un minimum de temps de préparation. Mais, si vous visez la simplicité et l’efficacité, lisez ce qui suit.

En entreprise, à la maison ou dans un lieu de réception choisi pour l’occasion, la trame de l’organisation d’un événement est la même, à quelques détails près !

Je vais parler ici d’événementiel de bien-être parce que c’est ma spécialité. Cela dit, notez que les éléments mis en avant dans cet article s’appliquent à n’importe quel type d’événement.

Qui dit festivités orientées sur le bien-être, dit forcément bien-être omniprésent et subtilement amené dans tous les sens du terme.

Pour arriver à ce résultat, je partage avec vous 3 clés essentielles testées et approuvées, ainsi que quelques points de vigilance à garder précieusement en tête pour mettre en place un événement bien-être simple et efficace.

Plus vous êtes précis(e) dans vos idées et votre objectif, plus simple sera l’organisation de votre événement.

C’est une clé essentielle que j’ai trop souvent vu passer. A l’école, en entreprise ou dans la construction d’une activité entrepreneuriale, c’est une information capitale à côté de laquelle il ne faut pas passer.

Si l’objectif de votre événement bien-être n’est pas clair et précis, la suite sera bien difficile à mettre en œuvre.

Comme beaucoup d’autres thèmes, le bien-être est un vaste sujet dans lequel il existe plusieurs sous-thèmes. L’idée est donc de bien cerner votre propos, les résultats souhaités et les attentes des participants.

Prenons l’exemple d’un objectif pour l’organisation d’un événement bien-être : montrer les bénéfices de l’activité physique et du sport en plein air.

Ok, très bien.

On pourrait même encore affiner cet objectif en se concentrant sur une cible en particulier. Dans notre cas, on pourrait imaginer que l’événement est destiné aux personnes – hommes, femmes, enfants – pratiquant leur sport en salle ou à la maison avec des cours en ligne.

Wow, en effet, très précis.

Objectif clair.

Cible claire.

On aime. 🙌🏽

Si vous avez bien effectué ce travail, à partir de là, et sans surprise, les idées devraient défiler les unes après les autres de manière fluide et intuitive.

D’ailleurs, dans notre exemple, quand je réfléchis quelques minutes, plusieurs idées d’activités et animations me viennent en tête :

🔸Exercices de respiration et de pleine conscience en plein air,

🔸Balades en mode marche nordique en pleine nature,

🔸Olympiades en famille dans de grands espaces verts,

🔸Connexion avec la nature et les arbres pour une bonne récupération,

🔸Petits bains de soleil après l’effort, pour faire le plein de vitamine D et renforcer le système immunitaire,

🔸Ateliers et mini-conférences sur les bienfaits du sport en plein air, animés par des coachs sportifs,

🔸…

La liste des idées à explorer pourrait être encore longue. A travers celles-ci, il s’agit de répondre concrètement à la question des bénéfices d’une activité physique et du sport en plein air et de donner envie aux sportifs d’intérieur de sortir de leur salle ou leur maison.

Simple et efficace, à condition de bien cerner votre sujet et votre cible.

Si la clé essentielle n°1 a bien été pensée, cette seconde clé devrait couler de source. En effet, plus votre événement est précis, plus il produit un moment de qualité et à haute valeur ajoutée auprès de votre public.

Vous en ressortez avec un événement réussi.

Ça tombe bien, c’est ce qu’on vise !

A ce stade, vous savez exactement ce que vous recherchez pour vos prestations, activités et animations. Cette clairvoyance vous évite même de vous égarer dans le flot des informations que vous voyez défiler. 😉

Avec votre objectif en tête, amusez-vous donc à rechercher vos prestataires, ceux qui répondent au plus près à votre projet événementiel.

Les activités et animations :

Leur but est simple.

Elles doivent d’abord répondre à la problématique avec laquelle les participants arrivent à vos festivités.

Ensuite, pour que ces activités deviennent mémorables, il est question de mettre en place quelques – pas trop – animations adaptées à tous les goûts et produisant un effet « wow ».

Simples et efficaces.

Si on poursuit sur notre exemple d’événement bien-être sur les bienfaits de l’activité physique et du sport en plein air, l’idée serait de faire appel à des experts dans leur métier et complémentaires dans leurs compétences.

Ainsi, un ou 2 coachs sportifs spécialisés dans les sports en extérieur, un médecin spécialiste de la respiration et un conférencier expert dans le bien-être communiqueraient, chacun à leur manière, les avantages de passer du temps en forêt, dans un parc et d’y faire un peu de sport.

🙋🏽‍♀️ Attention, je tiens à préciser que plus votre recherche de spécialistes et d’experts est pointue, plus la prestation coûte chère. Logique, mais il est toujours bon de le rappeler.

J’en profite donc pour vous suggérer la chose suivante : sachez en amont le budget à investir dans votre événement.

C’était une parenthèse, revenons à nos spécialistes et experts.

Comptez donc sur une petite équipe efficace et experte dans son domaine.

Votre organisation, votre rétroplanning et la gestion de votre logistique seront plus légers.

Le lieu de réception, le traiteur et la décoration :

Ces prestations sont aussi à soigner avec précision.

Pour rester dans la simplicité et l’efficacité, je vous recommande de faire du 2 en 1.

Je m’explique.

Choisissez votre lieu et votre décoration en fonction du thème de votre événement. Si votre thématique a des couleurs prédéfinies, des objets ou symboles forts, faites en sorte que le lieu renferme déjà ces caractéristiques. Ainsi, la décoration que vous apportez sera simple, épurée ou même inexistante. 😉

Si on poursuit notre exemple d’événement bien-être et de la pratique d’activité physique en plein air, vous pourriez imaginer un lieu avec de beaux espaces verts et un terrain de jeu agréable qui donneraient envie aux participants d’essayer certains parcours sportifs installés dehors.

Evidemment, pour le lieu de réception, prêtez un œil attentif au tarif de la location, la localisation, l’accessibilité ou encore la capacité d’accueil.

Au niveau du traiteur, n’hésitez pas à rechercher des professionnels se rapprochant le plus possible de votre thématique. Et pourquoi ne pas tenter le traiteur de votre lieu de réception, s’il y en a un ? 💁🏽‍♀️

Pour notre événement fictif, nos petits sportifs de plein air en herbe pourraient peut-être apprécier des saveurs locales, vegan ou végétariennes pleines de vitamines et protéines pour apporter force et vitalité au corps, pendant l’effort.

L’eau étant indispensable dans une activité physique, le traiteur pourrait animer un stand autour de l’eau et d’arômes fruités.

Hum, bonne idée ça…

Une communication simple et personnalisée fait toujours mouche.

En principe, si vous mettez en place un événement simple avec une thématique pointue, la communication à destination de votre cible doit être gérée sur un mode VIP.

Mais, qui dit VIP, ne dit pas forcément complexité.

Ici, je parle de personnalisation, de sens et de qualité. 💎

Alors, pour promouvoir votre événement, mettez-vous à la place de vos participants et interrogez-vous sur l’invitation que vous aimeriez recevoir pour vous rendre à vos propres festivités.

Si l’objectif de votre événement est clair, vos prestations à l’image de votre thématique, alors la valeur accordée à vos participants devrait résonner sur la même fréquence. 

Utilisez des mots simples qui parlent immédiatement aux destinataires de votre invitation. Profitez-en également pour tisser un lien authentique avec eux, tout en respectant votre thématique événementielle.

Notez aussi que la communication ne se trouve pas seulement dans la puissance des mots. Bien au contraire, il existe des tas d’autres façons de communiquer un message. Faites preuve de créativité !

Pour notre exemple spécifique d’événement bien-être et sportif en plein air, on pourrait très bien mettre en place une communication en lien avec le bien-être et la nature. 🌳

Entraînons nos invités avec un 1er pas dans la nature, ou précisément dans la terre. Des invitations avec des messages personnalisés écrits sur du papier ensemencé à planter pourrait être une superbe suggestion.

Parenthèse Lotus Concept 🌺

Dans la famille des événements bien-être, je demande les sœurs !

Je fais un petit aparté sur un concept qui me tient à cœur, dont je suis co-organisatrice et cocréatrice.

Le Lotus Concept est un projet et concept conçu avec ma sœur Kryssie, dans lequel on met notamment en place des événements bien-être sur des thématiques ciblées, comme le bien-être et le fitness ou encore le bien-être et la maternité… Avec l’utilisation du storytelling comme fil rouge, on fait de ces événements des moments personnalisés, simples et efficaces, à l’ambiance intime et conviviale.

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Tout ceci pour vous suggérer de donner de la valeur à vos invités grâce à une communication événementielle simple, efficace mais innovante.

Ces choses-là se perdent dans un monde comme le nôtre. Alors, décidez de faire la différence !

Pour résumer, organiser un événement bien-être simple et efficace est possible, à condition de respecter les 3 clés essentielles :

🗝️ Clé n°1 : un événement bien-être aux objectifs et idées clairs

🗝️ Clé n°2 : de la qualité et de la valeur ajoutée pour votre événement bien-être

🗝️ Clé n°3 : de belles ondes pour votre communication d’événement

Et, pour compléter ces 3 clés, je partage avec vous les 10 étapes magiques de ma check-list personnelle à ne pas manquer pour organiser votre prochain événement.

Carine 💫