Savoir poser des limites dans l’organisation d’un événement est plus que nécessaire.

C’est bien connu, notre société, malgré ses atouts, se retrouve très souvent dans l’excès, et ce, quel que soit le poste concerné par la mise en place d’un événement.

Du coup, pour parer à ce qui semble être une fatalité, il est tout d’abord question de poser un constat sur le mode d’emploi de notre société actuelle et de réfléchir aux limites et contraintes auxquelles on fait face, quand on organise un événement professionnel ou privé.

Ensuite, une fois ces bornes identifiées, il est plus qu’essentiel de rechercher des solutions pour gérer, anticiper et dépasser les limites et préjugés de l’organisation événementielle.

Nous vivons malheureusement dans un monde où nous craignons constamment de perdre notre confort. Peur de perdre un emploi, peur de perdre de l’argent, peur de se retrouver à la rue, peur d’être isolé(e), jugé(e)… C’est vrai que nous ne sommes pas aidés non plus, mais ceci est un autre débat.

Avec un esprit toujours alerte et sous haute tension, nous visons une qualité de vie agréable avec les moyens du bord que nous nous donnons tant de mal à rassembler. Evidemment, ces moyens sont peu extensibles.

D’un autre côté, notre petite voix nous souffle de vivre pleinement. C’est vrai, nous n’avons qu’une vie après tout. Pourquoi nous priver ? Et si on en profitait à fond ? 🥳

Alors, quand vient le moment de décompresser, on se laisse volontiers porter par le flow, au point parfois d’en oublier certaines lignes de conduite.

Et, je trouve que ce lâcher prise se ressent beaucoup, notamment dans l’événementiel.

Célébrer, vivre l’instant, faire des choses inhabituelles pour se sentir vivant(e), s’amuser. Bref, profiter !

Pour l’épanouissement personnel et le bien-être, il n’y a rien de mieux et c’est très bien comme ça.

En tant qu’organisatrice d’événements, je trouve que c’est même une belle preuve qui justifie la réussite d’un événement. L’objectif est atteint, la reconnaissance et la satisfaction des clients sont là et c’est ce qui m’anime à continuer sur ce chemin de l’événementiel.

Mais, comme tout dans la vie, il y a quand même un revers de la médaille.

Et, ce n’est pas le plus amusant…

Parfois, le laisser-aller de l’amusement est si fort qu’il peut vite exploser les portes du raisonnable.

C’est là que poser des limites prend tout son sens et s’avère indispensable dans certaines situations.

En vrai, poser un cadre dans la mise en place de festivités n’est pas une mauvaise chose en soi. Au contraire, je trouve que c’est permettre à l’événement d’exister et vivre un moment épanouissant et festif, sans stress ou débordement.

Comment réussir à organiser un événement en posant un cadre et des limites, tout en laissant les gens libres de profiter à fond de leur moment ? 🤷🏽‍♀️

C’est tout le défi de l’organisation événementielle.

En tant que professionnelle de l’événementiel, je prône pour la satisfaction des gens dans les festivités proposées. Après tout, on est là pour offrir du contenu événementiel original et créatif !

Cela dit, quand on met en place un événement, on tombe assez rapidement sur certains challenges à relever.

En effet, certains points empêchent le paisible alignement des planètes et nécessitent une attention toute particulière.

Le 1er défi est omniprésent, imprévisible et subjectif. C’est pour ça que je le place en Top 1.

C’est la gestion de vos invités ou encore de vos prestataires, autrement dit, la gestion de l’humain.

La complexité de l’être humain 😬

Ce sont mes expériences personnelles et mon parcours dans les ressources humaines qui m’ont vraiment conduite à me pencher sur le fonctionnement, les caractéristiques et les comportements de l’être humain.

En entreprise, la gestion de l’humain peut s’anticiper. Mais, il y a toujours une part de mystère et d’insaisissable là-dedans. C’est aussi valable dans le secteur de l’événementiel.

L’humain peut parfois se révéler très surprenant dans un contexte qui sort de son quotidien et ses habitudes. Il est un facteur si unique qu’il est vital d’y porter une attention spécifique et donc prévoir les potentiels dérapages durant un événement.

Plusieurs exemples me viennent en tête pour illustrer le défi que représente le facteur humain dans la gestion d’un événement : le nombre d’invités plus conséquent qu’initialement prévu, les contraintes alimentaires de certaines personnes, les demandes parfois irréalisables, les retards, la mauvaise communication, les incompréhensions, les mauvais comportements, les mauvaises énergies…

Le 2nd défi à relever est connu. Il est le nerf de la guerre. C’est l’argent.

Dans l’organisation d’un événement, le budget est très souvent sujet à discussion.

Le porte-monnaie événementiel n’étant pas illimité pour beaucoup de clients, il peut être parfois compliqué de proposer une prestation professionnelle de qualité.

Faisons simple :

👉🏽 Petit budget = petit effet waouh

👉🏽 Gros budget = effet waouh garanti, et même au-delà des attentes !

Il s’agit là d’un calcul logique, et pourtant, certaines demandes à petit budget demeurent extravagantes.

Sur les réseaux sociaux, je vois souvent passer des coups de gueule – et je suis d’accord avec eux – sur cette incohérence entre la demande du client et la faisabilité du projet, tout en respectant l’enveloppe budgétaire.

Si le tarif est justifié par le contenu et la qualité du service délivré, alors, le prix de la prestation est le bon, c’est aussi simple que ça !

C’est typiquement dans ce genre de situation que poser une limite doit s’opérer afin que le client prenne conscience de la nature et la qualité du service fourni par le professionnel de l’événementiel.

Le dernier défi majeur que je vois est celui du temps.

Les expressions « je cours après le temps » 🏃🏽‍♀️ ou « le temps me fait défaut » s’adaptent très bien à ce qui suit.

Tout le monde a le même nombre d’heures dans une journée pour faire avancer sa vie. Et j’entends quasiment tout le monde me dire : « je n’ai pas le temps », « j’ai oublié, j’ai plein de choses à faire » …

C’est quand même fou !

C’est à croire que l’Univers devrait réinventer la durée des journées. Est-ce qu’on serait plus confortable avec 28h dans une journée ? Pas sûre… On trouverait toujours de quoi meubler ce temps supplémentaire…

En tout cas, dans l’événementiel, le temps est un vrai outil de travail. Il existe sous plusieurs formes et méthodes : agenda, montre, calendrier éditorial, batching…

Entre l’urgence ou l’imprévu à gérer, l’annulation de dernière minute d’un prestataire, le manque de ponctualité qui décale tout un programme, et j’en passe, il vaut mieux avoir le temps comme ami plutôt que comme un ennemi.

Combattre le temps ne sert à rien. C’est comme se battre contre des moulins à vent.

Cette petite liste de défis et limites n’est évidemment pas exhaustive mais je trouve que ces 3 facteurs pèsent énormément dans la balance, quand ils sont en déséquilibre.

Reprenons nos 3 défis un à un.

Parer à la gestion imprévisible de l’humain demande quelques astuces simples et stratégiques.

Tout d’abord, COMMUNIQUEZ. Eh oui, les mots sont puissants…

Apprenez à connaître vos invités et vos prestataires. Entrez en interaction avec eux et discutez. Faites-leur savoir les points importants à respecter pour l’événement. C’est comme ça que vous pouvez faire passer vos messages et également repérer les quelques points de vigilance.

Ensuite, lorsque vous choisissez votre lieu de réception, prenez le temps de le visiter en détail. Visualisez votre événement et faites attention à sa jauge, sa capacité d’accueil.

Il est extrêmement important de comptabiliser les invités qui assistent à votre événement, pour des raisons de sécurité et de confort pour tout le monde. C’est vrai qu’il est assez courant de voir que des invités emmènent avec eux d’autres personnes, alors que ce n’était pas prévu. 🤦🏽‍♀️

Résultat : vous vous retrouvez avec plus de convives qu’initialement envisagés et un événement non maîtrisé.

Mais, comme vous aurez préalablement échangé avec eux, tout ceci n’arrivera pas.

Petit exemple pour illustrer tout ça ! 🔍 

Imaginons que le nombre d’invités est multiplié par 2. Génial !

Euh non, en fait… Sachez que ce simple calcul peut avoir de lourdes répercussions sur la gestion de l’événement : un traiteur débordé et à court de plats, un manque d’espace pour danser et s’amuser – et donc une chaleur suffocante – ou encore la multiplication de mauvais comportements pouvant gâcher vos festivités.

C’est bien connu, un événement peut vite partir en cacahuète à cause d’excès comme la surconsommation d’alcool, de folie ou d’attitudes déplacées et jugées dangereuses.

Pensez enfin à prévoir un service de sécurité, si vous envisagez un événement conséquent. En général, c’est plus rassurant et ça dissuade certains comportements.

Un budget maîtrisé est synonyme d’un client satisfait pour son porte-monnaie.

Et c’est précisément pour ça que le cahier des charges est vraiment nécessaire car il va permettre d’étudier la demande du client, en fonction de son budget.

Entre souhait et réalité, il peut y avoir un énorme fossé.

Le problème n’est pas l’imagination ou la créativité à apporter à un projet événementiel, mais il est plutôt de faire prendre conscience de la réalité et des prix du marché au client. Pour ça, seules les discussions et surtout les propositions alternatives fonctionnent.

☝🏽 En revanche, ces propositions alignées sur un budget donné doivent sonner comme un plan A, et pas comme un plan de secours. C’est important de conserver la même valeur de la prestation de service pour le client.

Le temps ne nous appartient pas, mais il peut être apprivoisé.

En tant qu’organisatrice d’événements, la solution que j’apporte à une gestion du temps complexe est la planification et l’anticipation.

Comme je le disais un peu plus tôt, nous avons la chance d’avoir des outils à disposition pour gérer notre temps et parer aux éventuels débordements temporels.

Alors, utilisons-les, mais soyons raisonnables dans le remplissage de l’agenda. 😉

Overbookée ! 🥵

J’avais une fâcheuse tendance à remplir mon agenda jusqu’à la moelle pour avancer sur mes tâches au maximum. Mais, je me suis vite aperçue que ça ne servait qu’à griller mes neurones. J’avais oublié la composante du repos et de l’écoute de soi et son corps.

Alors, aujourd’hui, je fais attention à ne pas trop charger mes journées pour me permettre d’être humainement opérationnelle et efficace.

Prochainement, si vous organisez un événement, visualisez sa réussite, pensez à votre tranquillité d’esprit et à la gestion efficace de votre temps. Croyez-moi, tous ces éléments évitent que vos festivités ne tournent au cauchemar.

En plus de la planification et l’anticipation, certains points de contrôle importants de votre événement sont aussi une solution pour garder un esprit serein !

Quand on passe du temps à mettre en place un événement professionnel ou privé, on a tendance à se négliger parce qu’on est pris dans le feu de l’action et dans l’engrenage de son planning.

Mais, pour voir et apprécier la réussite d’un événement, il est essentiel de prendre du temps pour soi et se respecter. On peut mettre en place des actions simples comme :

💎 Désactiver les notifications de mails, ne pas répondre au téléphone après une certaine heure, mettre le téléphone et le PC sur le bas-côté, pour complètement déconnecter,

💎 Ecouter son corps, se connecter à soi et respecter ses valeurs et ses besoins,

💎 Et plus généralement, apprendre à faire respecter son travail auprès des autres.

En plus de l’aspect purement organisationnel, la connexion à soi engendre de la fluidité dans l’élan créatif quand on met en place un événement. C’est ce que je vise dans mon métier.

Carine 💫