Travailler dans l’organisation d’événements demande une structure et une force de travail stable, constante et fiable. Pour soutenir tout ce flow de coordination, j’utilise plusieurs outils de travail indispensables à mon activité.
Mon cerveau en fait évidemment partie, mais il s’appuie surtout sur des atouts personnels et des extensions organisationnelles.
Bienvenue dans les coulisses de mon organisation de travail au quotidien…
Les softskills indispensables au métier d’organisateur d’événements
Nous avons tous des forces innées ou acquises au fil de nos expériences de vie.
Et je suis la première à dire qu’il faut à tout prix nous en servir pour cheminer dans notre activité entrepreneuriale, et plus largement dans la vie de tous les jours. C’est la RH qui parle. 🤓
Mais, cela implique de se connaître soi-même, d’analyser nos comportements, nos réactions, nos croyances, nos limites et blocages…
Dans mon métier d’organisatrice d’événements de bien-être, je m’appuie sur 4 compétences essentielles.
1/ L’organisation et la structure :
Pour cette qualité innée, je dois remercier mon signe astrologique solaire : le taureau. ♉ J’ai toujours été d’une nature à planifier les RDV et les événements. C’est pour ça que j’adore les agendas. C’est un atout indéniable quand on se lance dans l’organisation d’événements et je m’en sers tous les jours.
2/ L’imagination :
Plus elle est libre, plus la créativité parle d’elle-même. A la base très cartésienne avec des métiers très structurés comme l’hôtellerie et les ressources humaines, j’ai laissé ma créativité à la cave pendant très longtemps !
Malgré un esprit artistique marqué par la danse, c’est bien l’événementiel qui a complètement ouvert les vannes de mon imagination. Les idées ne manquent pas, j’ai même parfois besoin de les écrire pour éviter que ça ne se bouscule trop dans le cerveau !
3/ L’intuition :
Compatible avec l’imagination, c’est un outil – et même un art spirituel – que j’ai découvert en 2009 et que je développe pleinement depuis le début de mon activité événementielle en 2022.
Grâce à des lectures d’épanouissement personnel et des vidéos sur des thématiques existentielles, je réfléchis différemment et j’apprends à m’écouter pour avancer sereinement sur mes projets clients, et même dans la vie en général.
4/ Le relationnel :
C’est un essentiel dans l’événementiel. L’écoute des besoins et des envies, les échanges avec les clients et les discussions avec les professionnels me permettent de bien cibler l’événement à mettre en place et de découvrir les différentes facettes de la nature humaine.
C’est passionnant.
On en apprend beaucoup en discutant avec les gens, tant au niveau professionnel que personnel.
Tout ceci m’aide aussi à poser ma pierre à l’édifice et à me positionner dans le monde en tant que personne.
Mes outils matériels de travail pour préparer un événement
Des indispensables dont je ne peux absolument pas me passer sont mon PC portable et mon agenda papier. 💎
Commençons par l’indispensable PC.
Tout le monde le dira, il est essentiel dans la sphère professionnelle et même privée.
Me concernant, il me permet surtout de créer, produire, gérer et suivre.
Entre la création de contenus – pour les réseaux sociaux, le blog et les newsletters – pour mettre en avant mes prestations, les travaux de préparation pour la création et le suivi d’événements clients, la gestion des mails pour les projets [bref, la liste est longue], mon PC est un véritable bras droit.
Passons maintenant à mon petit chouchou : l’agenda. Certaines personnes le préfèrent en version digitale. Pour ma part, j’ai un faible pour la version papier.
Il est littéralement mon second cerveau, en termes de prévision et de projection sur les jours, semaines et mois à venir.
C’est LE planificateur de mon travail.
C’est l’outil par excellence qui m’aide à ne pas surcharger mes journées, ou au contraire m’est d’une grande utilité pour me rappeler à l’ordre pour d’éventuels retards de planning [et ça peut aller très vite avec moi !] 😅
Vous l’aurez compris, ces 2 outils font partie intégrante de ma bulle de travail.
Pour compléter, j’ai évidemment mon téléphone portable. Bien qu’il ne soit pas souvent invité dans ma bulle de travail pour faire de la création, il est vital pour connecter avec les clients, fournisseurs, prestataires ou partenaires.
Viennent enfin les médias, que je considère comme des outils de travail, et plus précisément comme des sources d’inspiration pour la conception de mes événements.
⚠️ Je tiens toutefois à préciser qu’ils sont à manier avec beaucoup de précaution car ils sont susceptibles d’aspirer notre temps, s’ils sont mal utilisés. Par médias, j’entends la TV et les réseaux sociaux tels qu’Instagram, LinkedIn, YouTube ou Pinterest.
Pour créer un concept événementiel ou construire un storytelling qui tient la route, je m’inspire surtout de dessins animés et parfois de séries-films. C’est fou comme mon imagination est décuplée, lorsque je me nourris de ces histoires !
Comme tout entrepreneur, j’ai aussi besoin de nourrir ma force mentale pour garder un mindset entrepreneurial de feu. Pour ça, les émissions et documentaires sportifs, les podcasts d’épanouissement personnel et d’autres sujets inspirants, tels que la confiance en soi, la détermination, la connaissance de soi…, m’aident à me recentrer et me booster.
D’autres sources de motivation !
Vous êtes entrepreneur(e) et vous cherchez à retrouver votre mindset et votre confiance en soi ?
J’ai 2 recommandations pour vous :
1/ Lisez ces 5 livres qui boosteront votre énergie
2/ Réservez une séance d’accompagnement sur-mesure avec la coach Intuitive Kryssie, spécialiste du développement personnel et spirituel, avec une approche singulière sur le bien-être, les énergies et le mindset. 🔥
Une routine bien-être sur-mesure pour une ouverture de l’esprit
Bien que mes outils matériels et mes softskills me soient indispensables dans mon travail au quotidien, je réserve toujours une place particulière à l’ouverture et au développement de l’esprit.
Chaque matin, j’active ma routine bien-être qui me sert de nourriture spirituelle pour bien démarrer la journée. Entre méditation, lecture, étirements, danse et mouvements du corps, ces différents leviers m’aident à commencer chaque jour avec une vibration positive.
Evidemment, pour casser le rythme des journées de travail, j’intègre des temps de repos pour me retrouver, me ressourcer et redonner un peu d’air à mon cerveau et ma concentration.
Le mélange de tous ces ingrédients a fait naître une partie de moi que j’explore sans cesse : c’est l’inspiration.
Vous êtes-vous déjà surpris(e) à dire : « Je n’ai pas d’inspiration » ?
On pense que l’inspiration appartient à une autre sphère, atteignable que par une élite, comme les artistes par exemple.
En fait, nous sommes tous dotés d’inspiration. Nous avons tous des idées. Bien souvent, elles se logent dans nos expériences passées, notre imagination, nos pensées perchées et même nos conversations réelles.
C’est pour ça que je suis le flow. Je ne bride pas mon inspiration. Je la laisse aller, venir et me guider à sa manière, à son rythme.
Construire des passages plutôt que des blocages est tellement plus productif dans le travail au quotidien.
Je vous encourage à explorer les outils qui vous permettront de cheminer sereinement dans votre travail au quotidien : matériel tangible, softskills, routines, imagination et éveil de votre esprit créatif.
Y a-t-il des outils de travail idéaux pour démarrer dans l’entrepreneuriat ?
Je vais peut-être vous décevoir et répondre à côté de la question. Je n’ai pas envie de vous donner une liste exhaustive d’outils. Pourquoi ?
Parce que vous êtes la seule personne à savoir ce qui convient à votre méthode de travail. Alors, ne vous laissez pas travestir par ce que vous voyez et entendez sur Internet ou ailleurs. Si un outil en particulier vous appelle, alors testez-le et vous verrez bien où ça vous mène. 💁🏽♀️
Cela dit, si je devais poser des noms sur des outils déjà testés, voilà mon constat :
J’ai utilisé pendant plusieurs années le logiciel Trello, parfait pour un(e) organisateur(trice) à mémoire visuelle. Cet outil de gestion et de suivi des tâches m’a permis de m’organiser dans l’installation logistique d’événements. Mais, je suis vite revenue au traditionnel rétroplanning sur Excel, et ça me convient bien comme ça.
Mon expérience sur Trello 💻
C’était un logiciel intéressant pour la structure. Il me permettait d’avoir une visibilité claire sur l’organisation et le suivi de mes projets.
Toutefois, j’ai arrêté de l’utiliser car je me suis rendu compte que je remplissais les mêmes données sur un fichier de suivi de projet Excel et sur Trello.
Si j’avais une équipe en collaboration, j’aurais volontiers utilisé ce logiciel. Mais, dans ma situation actuelle, je travaille en solo sur les projets. Du coup, Excel et mon chouchou d’agenda sont amplement suffisants.
Dans la gestion du quotidien, une grande majorité d’entrepreneurs utilisent le logiciel d’organisation Notion. J’avoue que je ne ressens pas l’utilité de m’y mettre… Peut-être qu’un jour… 🤷🏽♀️
En attendant, j’ai l’inspiration de rester old school, sur des valeurs sûres, en mode papier, stylo, stabilo, PC. Pas très écolo, je vous l’accorde, mais je trouve ces outils efficaces. Toujours avec instinct, je me dis qu’on ne change pas une équipe qui gagne.
Pour la création de visuels, j’ai le logiciel Clip Studio Paint (pour les connaisseurs) et Canva, outil plus commun.
Pour terminer, la seule chose que je dirai, c’est que les outils que vous utilisez ne devraient pas ralentir votre quotidien. Au contraire, ils devraient vous soutenir et vous rendre plus libres. Je vous invite à toujours faire en sorte que vos outils soient efficaces pour vous et vous permettent d’avancer et de travailler avec cohérence et intelligence.
Carine 💫
